代管 Excel 資料搬移清單：匯入前核對物件、房間與租約
好寓|租屋管理系統 · 更新日期
給準備將現況租屋總表搬進 好寓|租屋管理系統 的代管主管、行政與資料覆核人。目標是整理出一份能逐列追查、可先預覽的 CSV，以及匯入後要補齊的待辦。本篇是資料準備清單，不是完整可直接上傳的檔案；操作請接續文末圖文教學。
先劃清範圍：搬現況，不把整本帳當成匯入檔
以一個資料截止日整理目前物件、房間、現住租客及租約。保留原始 Excel 唯讀副本與版本，另製作工作檔。每列能追到原租約或負責人，不將不確定資料猜成正式紀錄。
- 指定填表人、核對人與正式執行人；由公司負責人、公司管理員或行政在公司端執行，先確認租客管理功能與物件編輯權限。公司唯讀時，範本下載、預覽及匯入都會受限。
- 一般收租記帳 CSV 與 好寓|租屋管理系統 現況總表欄位不同；網站公開的收租範例不能直接當系統匯入格式。
- 使用公司端最新匯入範本，不直接上傳 .xlsx；目前只接受 .csv、UTF-8、逗號分隔。
- 此功能可建立物件、房間、租客與租約，並建立租約押金記錄；不搬入歷史租金收款明細、帳單、收款帳戶設定、合約文件或附件，也不開通租客登入帳號。
欄位對照：先保留原範本表頭，再整理每房一列
現行範本有 14 欄：物件、房號、房型、租客、電話、email、身分證字號、租期、租金、押金、車位、車牌、現住YN、備註。保留下載檔案的表頭；物件與房號是必要欄位，現住租約另依原契約補齊租客、租期、租金與押金。
- 同一物件用一致名稱，同物件房號在工作檔中只列一次；相似或同名多棟先由負責人釐清，不靠匯入猜配對。
- 現住房明確填租客並填 Y；空房留空租客並填 N。不要把已退租歷史列混成現住。
- 電話欄以文字保存，避免開頭的 0 消失；email、姓名與身分資料依原紀錄核對，不為通過檢查而填造資料。
- 租期使用可核對的完整起迄，例如 2026-10-01~2027-09-30；租金與押金以數字整理，例如 12000 與 24000，不留尚未核實的公式結果。
- 使用最少必要資料，工作檔與原始資料限定相關人員存取；示範人物與物件不能混進正式匯入。
三列檢查範例：三間房不等於三份租約
假設示範物件 A 尚未存在於目標公司，且這三間房、兩位現住租客及租約都尚未建立。下表是資料覆核摘要，不包含完整 14 欄，不能直接當上傳檔案。103 的租期刻意反填，應先修正，再重新預覽。
| 房號 | 租客 | 租期 | 月租 | 押金 | 現住YN | 核對結果 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 101 | 示範租客甲 | 2026-10-01~2027-09-30 | 12,000 | 24,000 | Y | 依原約核對 |
| 102 | 空白 | 空白 | 9,000 | 18,000 | N | 空房，只建房間 |
| 103 | 示範租客乙 | 2027-09-30~2026-10-01 | 10,000 | 20,000 | Y | 起迄顛倒，先更正 |
- 原表列數為 3，目標是 1 個物件、3 間房、2 位現住租客與 2 份租約；空房 102 只建立房間，不建立租客或租約。
- 103 原租期 2027-09-30~2026-10-01 的迄日早於起日；核對原契約後改為 2026-10-01~2027-09-30。
- 修正後兩份租約月租合計＝12,000＋10,000＝NT$22,000；租約押金合計＝24,000＋20,000＝NT$44,000。空房 102 的租金欄不加入現住租約合計。
- 上述數量只在所有資料均為新建且無錯誤、無衝突的假設下成立。已有資料、重複租客或有效租約時，以預覽逐列結果為準，不直接按檔案列數推算。
預覽清單：零錯誤以外，警告與額度也要覆核
預覽不寫入租屋資料。逐列核對新增、略過、錯誤與警告，再檢查房屋、房間、租客、租約四項「目前＋本次新增」是否都在實際方案上限內。不要把預覽當成已匯入。
- 修正錯誤列並重新預覽。略過通常代表已有相符資料，不代表系統替您更新了現有租約。
- 警告不一定阻擋匯入：租期缺漏或無法解析可能使用占位日期；缺 email 可能產生占位信箱。這些不是已核實資料，能先補齊就先補齊。
- 匯入以新增及必要的房間出租狀態補正為主，不用 Excel 批次覆蓋既有租金或取代現有租約。已有其他有效或草稿租約的衝突，先在租約流程處理。
- 任一資源額度超限會整批阻擋，拆檔也不會增加公司剩餘額度。依實際畫面處理方案或資料範圍後再預覽。
- 每檔最多 2,000 資料列、2MiB（2,097,152 bytes，含上限）；超過時拆檔。前端逐列明細最多顯示 500 列，摘要仍按全檔計算，不能只看可見列就當作全部已核對。 需要逐列覆核時，先分成每檔不超過 500 列，再重新預覽。
匯入後驗收：清點實際結果，不只看完成提示
正式匯入會重新解析檔案與計算額度，資料可能與預覽時不同。結果按資料列區分已新增、已略過與失敗；一列可能同時建立房間、租客與租約，不要把成功列數當成新租客數。
- 核對實際物件、房間、租客與租約，以及每個失敗列號與原因；不能假設一列失敗會把其他成功列自動復原。
- 租約押金會建立為已實收，日期先用租期開始日。逐筆核對真實收款證據；實際日期不同時依押金教學更正，不能把推定日期當作銀行實收證據。
- 依結果補齊物件地址、占位資料、收款帳戶與後續帳單設定；原始歷史收款或附件仍需另行整理。
- 保留匯入檔版本、截止時間、預覽摘要、實際結果與覆核人。失敗列查明後先確認已存在資料，再修正並重新預覽，避免手動重建造成重複。
可列印的移交清單
由填表人與覆核人共同確認下列事項，再交給有權限的公司人員執行。公司本身就是房東時沿用公司入口；獨立房東及租客入口沒有資料匯入。
- [ ] 原始 Excel 已留存唯讀版本，工作檔、資料截止日、負責人及物件範圍明確。
- [ ] 已使用最新 14 欄範本，刪除範本示範列，另存為 UTF-8 逗號分隔 CSV。
- [ ] 物件房號唯一、現住 Y／N、租客資料、起迄日、租金與押金均有原始依據。
- [ ] 每列錯誤與警告已處理或指定接手人，四項額度都通過；沒有把拆檔當成提高額度。
- [ ] 已安排匯入後比對實際數量、押金實收日期及缺漏設定，並保存結果與未結事項。