登錄押金實收日期
適用於具有編輯權限的公司人員（押金管理所有方案都有，含免費版）。從款項實際收到後登錄實收日期開始，說明怎麼更正填錯的收款日、怎麼讀押金狀態與可退餘額、怎麼單筆退還或扣除（登錄錯了可以撤銷退還再重登），以及退租結算完成後怎麼核對押金帳。系統只記帳、不會匯款；帳上的已退還不等於租客已收到款項。
開始前
- 先以有編輯權限的公司負責人、公司管理者或行政帳號登入。押金管理所有方案都有（含免費版）。入口在左側選單「財務管理」→「押金管理」。 請保持公司帳號登入；ADMIN 管理員處理押金時，須同時具備所屬租約房屋目前有效的「查看房屋」及「編輯房屋」分派權限。公司擁有者與公司管理者沿用公司範圍權限。
- 單筆新增租約、批量建立租約時，只要押金大於 0，系統會自動建立一筆押金記錄，但自動建立不代表已收到款項（狀態是「保管中」，旁邊有「應收未收」）。請只在款項實際收到後，用步驟 1～2 的「確認實收」登錄實收日期。
- 用「資料匯入」（CSV 現況總表）建立的既有租約，系統把押金視為早已收下，建立的是一筆已實收的記錄（狀態「保管中」、有收取日期），收款日先記為租期開始日。實際收款日不同時，在該列按「更正收款日」（步驟 4）即可，不必先撤銷實收。
- 押金有兩種狀態，不要混在一起看。「實收狀態」只回答錢收到了沒；「狀態」欄的「保管中」「部分退還」「已全額退還」「已扣除」是退還處理走到哪一步。只有已實收的押金才能退還、扣除，也才會算進退租結算的押金基準。
- 系統只記帳，不會匯款。押金記錄上的「已退還」是你登錄的金額，不是銀行已入帳的證明。請先完成實際匯款並留存憑證，再回來登錄；匯款日期與憑證系統沒有專屬欄位，日期請寫在「備註」，系統會加上當天日期，接在這筆押金原本的備註後面，不會蓋掉原備註。
- 登錄錯了可以更正，每一步都會留稽核：收款日填錯按「更正收款日」（步驟 4）；退還或扣除登錄錯了，按「撤銷退還」回到保管中再重新登錄（步驟 8）；只有建錯、還沒收款的記錄才能「刪除」。清單上方有一段「登錄錯了怎麼更正」的說明可以隨時對照。
- 同一筆押金只走一條退款路。租約要退租時，在退租結算一次處理退款與扣抵；只有不辦退租結算、要單獨退還或扣除一筆押金時，才用「押金管理」的「退還」。兩邊都登錄會讓帳上的退款重複，詳見步驟 6、步驟 9 與常見問題。
- 示範沿用「林小安（教學用）」101 房、押金 36,000 元（退租結算：扣抵 1,500 元、退還 34,500 元），單筆退還另用 103 房「陳小美（教學用）」的水電押金 3,000 元。全部是教學資料，不是真實交易。
操作步驟
步驟 1：找到租約自動建立的未收押金
位置：左側選單「財務管理」→「押金管理」頁面
在「實收狀態」選「只看應收未收」，找到對應租客與房間的押金記錄。核對押金金額及類型，再按該列的「確認實收」。
押金記錄會顯示租約資料與「應收未收」狀態。這是待收款記錄，不是收款憑證，也不表示款項已到帳。這一列另有「刪除」：只有應收未收且沒有任何收退的記錄才有，錢沒收到、記錄卻是建錯或重複建立的才用它。找不到這份租約的任何押金記錄時（較早以前匯入或批量建立的舊租約），改看步驟 10。
步驟 2：填寫實際收款日期
位置：「確認押金實收」視窗
在「實際收款日期」選擇款項實際收到的日期（示範 2026-10-01，欄位顯示格式依瀏覽器而異），確認租客、房間與押金總額後按「確認實收」。不要填預計收款日，日期也不能晚於今天。 今天以台北日期為準，可補登過去實際收款日；未來日期會被拒絕。
通知顯示「已確認實收」，系統儲存實收狀態及收款日期，並保留稽核記錄。日期填錯時不必撤銷實收，在已實收的那一列按「更正收款日」即可（步驟 4；視窗內的提示也這樣寫）。
步驟 3：確認押金已列為實收
位置：「押金管理」頁面的「押金記錄」清單
在「實收狀態」選「只看已實收」，找到該筆押金，核對「收取日期」及租客、房間與金額。
該筆記錄顯示已實收，押金狀態為「保管中」，操作欄出現「更正收款日」「撤銷實收」「退還」，已經沒有「刪除」。「撤銷實收」只更正系統記錄（例如誤按了確認實收、款項其實還沒到），它不會退回實際款項，也不是退款流程。只有已實收且「保管中」的押金才會出現「撤銷實收」與「退還」。用「資料匯入」建立的既有租約一開始就是這個樣子，收取日期是租期開始日；日期不對時，用下一步的「更正收款日」。示範清單另有陳小美的水電押金，收取日期誤記成 2026/10/02（實際是 10 月 1 日收到），下一步就用它示範。
步驟 4：收款日填錯時更正收款日
位置：「押金記錄」清單，已實收的那一列 →「更正收款日」→「更正押金收款日」視窗
找到收款日記錯的那一筆（示範：陳小美的水電押金，記成 2026/10/02），按該列的「更正收款日」。視窗的「實際收款日期」預設帶入原本記錄的收款日（示範是 2026-10-02，與清單顯示的 2026/10/02 相同），把它改成款項實際入帳的那一天（示範 2026-10-01）。確認後按視窗右下角的「更正收款日」。 今天以台北日期為準，可補登過去實際收款日；未來日期會被拒絕。
這是同一個確認實收視窗，標題變成「更正押金收款日」，按鈕變成「更正收款日」，不必先撤銷實收。送出後通知顯示「收款日已更正」，該列的「收取日期」改成 2026/10/01，押金狀態與金額不變，稽核記錄會留下更正前後的日期。已實收的每一列都有「更正收款日」，包含已退還或已扣除的押金，它只改收款日，不動退還與扣除金額。
步驟 5：讀懂押金狀態、已退還與已扣除
位置：「押金管理」頁面的「押金記錄」清單
不篩選，直接看清單的「狀態」「金額」與「操作」欄。「狀態」的徽章是退還處理走到哪一步：「保管中」「部分退還」「已全額退還」「已扣除」；徽章下方另有「應收未收」時，錢還沒收到。「金額」欄第一行是押金總額，下面的「已退還：」「已扣除：」是累計金額。尚未處理的餘額 = 押金金額 − 已退還 − 已扣除（算法見上方「可退餘額與押金狀態怎麼算？」）。操作欄的按鈕跟著狀態變，清單上方的「登錄錯了怎麼更正」說明列出了各種更正的入口。
示範清單五筆，操作欄各不相同。林小安（101）「部分退還」，退 34,500、扣 1,500，餘額 0，操作欄是「更正收款日」加一行「以退租結算為準」（租約已有退租結算，退還與扣抵以結算單為準，不能撤銷）；陳小美（103）「保管中」且已實收，有「更正收款日」「撤銷實收」「退還」；吳小雄（105）整筆 5,000 元被扣除，「已扣除」，有「更正收款日」「撤銷退還」；周小華（104）24,000 元「已全額退還」，同樣有「更正收款日」「撤銷退還」；王小明（102）「保管中」加「應收未收」，只有「確認實收」「刪除」。「部分退還」不一定代表還有餘額，要看已退還加已扣除有沒有等於押金總額。
步驟 6：單筆退還：填寫退還與扣除金額
位置：「押金管理」清單，已實收且「保管中」的那一列 →「退還」→「押金退還」視窗
只有不辦退租結算、要單獨退還或扣除的押金才在這裡處理（走退租結算的押金見步驟 9）。先在銀行完成退款並留存憑證，再按該列的「退還」。在「退還金額（NT$）」填實際退給租客的金額，「扣除金額（NT$）」填留下的金額；有扣除就在「扣除原因」寫明依據；「備註」寫匯款日期等說明，系統會加上今天的日期，接在這筆押金原本的備註後面，不會覆蓋原備註（備註欄下方也有這句提示）。示範：陳小美的水電押金 3,000 元，退還 2,700、扣除 300（10 月水費）。退還與扣除合計不可超過押金總額。
視窗上方「押金資訊」顯示租客、房間與「押金總額：NT$3,000」。此時還沒有寫入任何資料，按「取消」或右上角關閉鈕不會改變押金。送出前再核對一次金額；萬一登錄錯了，送出後可以用「撤銷退還」更正（步驟 8）。
步驟 7：送出退還並核對結果
位置：「押金退還」視窗 →「確認退還」；回到「押金記錄」清單
確認金額、原因與備註無誤後，按「確認退還」。出現「退還成功」通知後，在「搜尋」欄輸入「陳小美」，核對這一列。
該列狀態變成「部分退還」，金額欄顯示「已退還：NT$2,700」「已扣除：NT$300」，合計 3,000 元，餘額為 0，已處理完。這裡顯示「部分退還」，是因為退還金額沒有等於押金總額；整筆退還才是「已全額退還」，整筆扣除才是「已扣除」。操作欄變成「更正收款日」與「撤銷退還」，不再有「退還」，也沒有「刪除」。系統記下的是你按下按鈕的時間，不是銀行匯款日，也不會沖銷任何收款帳單。租客登入後的租客端只顯示租約上的押金金額，沒有退還進度，匯款日期請自行告知租客。
步驟 8：退還登錄錯了：撤銷退還
位置：「押金記錄」清單，已退還的那一列 →「撤銷退還」→「撤銷押金退還」確認視窗
示範：水費對帳後發現是 200 元，不是 300 元，步驟 7 登錄的退還要重來。在陳小美那一列按「撤銷退還」，視窗會列出目前登錄的已退還與已扣除金額。在「撤銷原因（選填）」寫下原因（示範：水費實際是 200 元，不是 300 元），確認內容後按「撤銷退還」。
通知顯示「已撤銷退還」。這筆押金改回「保管中」，「已退還」「已扣除」歸零，退還日期與扣除原因清空，操作欄又出現「退還」；回到步驟 6，用正確金額重新登錄（示範：退還 2,800、扣除 200）。原本的退還內容留在操作日誌，備註也會加註一行。撤銷只是更正帳上的登錄，不會追回已匯出的款項；錢已經匯出去的話，請以實際匯款金額重新登錄，不要再匯一次。已有退租結算的押金沒有這個按鈕，改顯示「以退租結算為準」（見步驟 9）。
步驟 9：退租結算完成後，核對押金記錄
位置：退租結算頁出現「已完成」之後 → 左側選單「財務管理」→「押金管理」
走退租結算的押金，不要再到這裡按「退還」；退款與扣抵都在結算頁完成，由系統在「完成結算」時一次寫進押金記錄（操作見「辦理退租與押金結算」）。結算頁出現「已完成」後，到「押金管理」，在「搜尋」輸入租客姓名（示範：林小安），「狀態」選「部分退還」，核對該列「已退還」等於結算單的應退金額 34,500 元、「已扣除」等於扣抵總額 1,500 元。
押金 36,000 元，已退還 NT$34,500、已扣除 NT$1,500，合計等於押金總額，餘額為 0。因為有扣抵，狀態顯示「部分退還」；沒有扣抵的結算才會是「已全額退還」。操作欄只有「更正收款日」和一行「以退租結算為準」：結算單已經記下這次退款與扣抵，押金頁沒有「退還」「撤銷退還」「刪除」。「完成結算」只代表帳上結清，系統不會匯款，也沒有「已匯款」欄位，請用銀行紀錄確認租客收到 34,500 元。
步驟 10：舊租約沒有押金記錄時補建
位置：「押金管理」頁面右上角「新增押金記錄」→「新增押金記錄」視窗
單筆新增與批量建立的租約，押金大於 0 時會自動有一筆「應收未收」的記錄（用步驟 1～2 的「確認實收」登錄），資料匯入建立的租約則已有一筆已實收的記錄，這些租約都不要再新增。只有較早以前匯入或批量建立的舊租約，或押金是 0（空白）的租約，才可能沒有押金記錄。先確認清單（「實收狀態」選「已收與未收都看」）真的沒有該租約的押金記錄，再按「新增押金記錄」。在「租約」選「房屋 / 房號 / 租客」（只列出「有效中」的租約），「押金類型」選「保證金」，「押金金額（NT$）」填 24000，「收取日期」填款項實際收到的日期（示範 2026-10-01，欄位顯示格式依瀏覽器而異），再按「新增」。收到款項才建立：這個表單建立的是「已實收」的記錄。
清單出現一筆「保管中」、有收取日期的押金記錄，之後可依步驟 6 或退租結算處理。請在發起退租結算之前補建。這份租約若已經有同類型、未結案的押金，系統會擋下這次新增並說明是哪一筆（步驟 11）。已到期或已終止的租約不會出現在「租約」選單；沒有押金記錄的租約，退租結算會以租約上的押金金額為基準，請先核對實際收款。
步驟 11：新增被擋下：這份租約已有未結案的押金
位置：「新增押金記錄」視窗 →「新增」；右上角出現「新增失敗」通知
示範：王小明（102）的保證金 30,000 元還是「應收未收」，卻在「租約」選了他的租約、「押金類型」選「保證金」、「押金金額（NT$）」填 30000，再按「新增」。系統用「同一份租約、同一種押金類型、還沒結案（「保管中」或「部分退還」）」判斷重複；已全額退還或已扣除的舊押金不算。「押金類型」選「其他」時，金額也相同才算重複，所以鑰匙、遙控器這類可以各收一筆。
視窗不會關閉，右上角出現「新增失敗」通知，內容寫明這份租約已有一筆未結案的押金：類型、金額、是「應收未收」還是已實收，以及建立日期。依通知處理：那筆是系統自動建立的「應收未收」，直接在清單那一筆按「確認實收」（步驟 1～2）；收款日有誤，按「更正收款日」（步驟 4）；金額有誤，先把已實收的那筆「撤銷實收」改回應收未收，再「刪除」後重新新增；若是另外加收不同用途的押金，把「押金類型」改選其他類型。處理完先按「取消」關閉視窗。
完成後
押金記錄與實際金流對得上才算完成：款項實際收到後，清單顯示已實收且收取日期正確；要退款時，銀行已實際匯款，押金記錄的「已退還」「已扣除」與匯款金額、結算單一致，合計等於押金總額（餘額為 0），而且同一筆押金沒有在「押金管理」與退租結算各登錄一次。登錄只是記帳，不會產生租金帳單，也不會替你匯款。
疑難排解
找不到押金：先清除篩選並確認租約已建立、公司範圍正確；較早以前匯入或批量建立的舊租約、押金為 0 的租約可能沒有押金記錄，請照步驟 10 補建；現在新建的租約，有押金就會自動建立。沒有「確認實收」或送出遭拒：請確認登入帳號為具有編輯權限的公司負責人、公司管理者或行政；若記錄其實未收到款項，請保留「應收未收」狀態。沒有「退還」：押金還是「應收未收」（先按「確認實收」），或狀態已不是「保管中」；部分退還後尚未處理的餘額，只能在退租結算處理，或先「撤銷退還」再一次登錄完整金額（有退租結算的不行）。按「確認退還」出現金額錯誤：退還加扣除不能超過押金總額，且兩項至少要填一項。收款日填錯：按該列的「更正收款日」，不必先撤銷實收（步驟 4）。退還登錄錯了：按「撤銷退還」回到保管中再重新登錄（步驟 8）；已有退租結算的押金只顯示「以退租結算為準」，退款與扣抵以結算單為準，押金頁不能撤銷。找不到「刪除」：只有「應收未收」且沒有任何收退的記錄才有；已實收的先「撤銷實收」，退還過的先「撤銷退還」，才會回到可以刪除的狀態。刪除是永久刪除，無法復原（內容留在操作日誌），所以只用在建錯的記錄；收過款或退過款的押金請保留記錄，用「更正收款日」「撤銷退還」更正，不要刪除重建。退租結算完成後，仍顯示「應收未收」的押金代表那筆錢從未收到、結算沒有退它，不要補按「確認實收」再「退還」，那會多出一筆沒有金流的退款。退租結算按「完成結算」被擋下，提示押金在結算期間有異動：結算建立後有人在「押金管理」對同一筆押金做了退還或扣除；請在結算頁按「退回草稿修改」讓系統以最新押金重算，並請租客重新確認，不要再匯一次款。單筆新增或批量建立的租約，退租結算的押金基準是 0 或比預期少：多半是押金還停在「應收未收」，結算只計算已實收的押金；請先回「押金管理」按「確認實收」，再發起退租結算（結算草稿的押金基準是建立當下的數字，已經發起的要在結算頁「鎖定並送出」後按「退回草稿修改」，系統才會以最新押金重算，租客也要重新確認）。新增押金出現「新增失敗」並說這份租約已有未結案的押金：照步驟 11 處理，不要再多建一筆。補建押金記錄請在發起退租結算之前完成。 收款日期不可晚於台北今天，沒有隔日寬限；確認實收、更正收款日及新增已實收押金都使用同一規則。日期被拒絕時，請回查實際入帳日，不要填預計收款日。 確認或更正實收必須填寫實際收款日期；省略或留白不會自動登錄成今天。尚未收到押金時，建立記錄可不填日期，保留「應收未收」。 收款日期的起日與迄日都按台北日曆日篩選，包含當天全部收款。歷史記錄若留有未來收款日，保留原日期仍可改備註；要更正實際收款日，請按「更正收款日」並填台北今天或之前的日期。 「報表管理」的「押金管理」分頁及 CSV／XLSX 匯出也按台北日曆日查詢與分月，含起訖當日；10 月 1 日實收會列入 10 月。未指定期間時，預設為台北本月 1 日至今天。 若操作時提示登入失效，請重新登入並重新整理；若提示無完整操作權限或資料關聯已變更，先停止重建或重複送出，請公司管理者核對成員的房屋分派，以及該記錄所屬租約、房間、房屋和租客是否正確，再重新載入操作。 租約結束或房屋、租約已封存，不代表要刪除重建押金或退款；合法歷史款項仍依目前公司與房屋操作權限處理，原有結算、退款及可退餘額限制仍適用。
延伸閱讀
同主題的其他教學
相關功能與租務核對清單
給自管房東與代管團隊的延伸參考：了解本篇對應功能，或先用清單核對業務資料。