辦理退租與押金結算
從租約建立結算草稿，核對未繳款與扣抵，再請租客確認並完成結算。示例押金 36,000 元、扣抵 1,500 元，應退 34,500 元。
開始前
- 準備租約、實收押金、最新帳款、扣款約定與屋況依據，先處理未生效續約。退租日使用日曆日期並含當日，不可早於起租日；同日起退租可結算。新週期帳依完整名目週期分段到退租日；舊日曆月帳保留原口徑，不以未來續約價格回改。
- 準備租約、實收押金、最新租金與電費帳款，以及扣款約定和屋況依據。先核對退租日，尚有未生效續約時需先處理續約。退租日期依台北日曆判斷，不可早於起租日；同日起租與退租可以建立結算。提前退租的當月租金採該計費月已生效的租金，未來續約的新租金不會提前套用。例如原月租 18,000 元、次年 1 月才改為 19,000 元，10 月 16 日退租按實際天數計租為 18,000 × 16 ÷ 31，四捨五入 9,290 元。
- 押金基準以符合結算條件的實收押金剩餘額計算，已退還或扣抵的部分不再計入。沒有押金記錄的舊租約會使用租約押金額；請先核對實際收取情況，勿把約定押金當作已收款。
- 鎖定會記錄管理端已確認金額。租客簽署後仍需管理端完成結算；系統不會執行銀行退款。完成結算時，系統會一次把退還與扣抵寫進「押金管理」的押金記錄，所以同一筆押金不要另在「押金管理」按「退還」。
- 文末新增的角色限制與例外步驟只在遇到相應情況時使用，不是正常流程後必做。
- 租約的建立、編輯、封存、退租結算與終止限管理員以上；一般成員可以檢視租約與結算，畫面不顯示這些按鈕並會說明需要的角色。
- 週期租金與固定月費使用同一套分段與完整週期分母，退租日含當日。鎖定結算同時保存計價與來源快照；即使金額相同，租史來源、規則、覆蓋或帳款變動都須退回草稿重算並請租客重新簽署。需要調整已收應收或退款時，須完成差額帳務流程才能結案。
- 簽署連結是持有人可操作的憑證，姓名與手寫簽名不等於獨立身分核驗。公司只能確認房東方，不能登錄代租客同意。舊紀錄的「雙方同意」或租客簽署時間不保證租客曾親自操作；有疑義時先核對，未結案者可退回草稿，修正後交租客重新確認，已結案者保留紀錄並聯繫客服協助。
操作步驟
步驟 1：從租約進入退租結算
位置：公司管理端 →「租約管理」
找到要退租的租約，在操作欄按「退租結算」。請核對租客與房間，避免進入另一份租約。 如果結算讀取失敗，先按「重試」；讀取成功前不會顯示建立草稿入口，避免把既有結算當成尚未建立。
進入該租約的退租結算頁；生效中或已到期租約可從清單進入。
步驟 2：設定退租日期並建立草稿
位置：「發起退租結算」頁
填寫實際退租日期，再按「建立結算草稿」。示例使用 2026/10/31；日期會影響退租當月租金對帳。
狀態為「草稿」，可查看押金基準、扣抵總額與應退／應補金額。
步驟 3：帶入仍欠的租金與費用
位置：結算草稿 →「扣抵明細」
按「自動帶入未繳款項」，逐筆核對來源與未收餘額。示例電費原帳 1,100 元、已收 400 元，只帶入尚欠 700 元。已開帳費用以對應付款帳單的欠款為準。
扣抵明細顯示自動項目。再次自動帶入會更新自動項目，手動項目保留；資料有異動時需重新核對。 尚未起租取消時不帶入租金。
步驟 4：新增有依據的手動扣抵
位置：「扣抵明細」下方的新增區
選擇「類別」、填寫「說明」與「金額」，再按「新增扣抵」。示例清潔費 800 元。若有屋況記錄，可先查看「入住／退租屋況對比」再決定扣抵，不以評等自動認定金額。 扣抵說明請填 1 至 2000 字的具體依據，不能只有空白。
扣抵總額為 1,500 元，應退 34,500 元。確認每項只計一次，錯誤項目可在草稿按「移除」。
步驟 5：儲存退款方式與備註
位置：「退款方式與備註」
填寫「退款方式」與必要備註，按「儲存退款資訊」。示例銀行轉帳；備註記錄應退 34,500 元、核對實際退款後才結案。
儲存後才可「鎖定並送出」。未儲存的修改會停用鎖定按鈕；此欄是結算說明，不會發起轉帳。
步驟 6：確認金額並鎖定
位置：結算頁底部 →「鎖定並送出」
最後核對日期、扣抵、應退／應補金額及備註，按「鎖定並送出」。核對確認框的租客、房號、押金、扣抵金額與筆數，以及「結案後實際金流」一行：應退還租客合計（押金＋溢收的租金與費用）與租客應補繳，再按「鎖定結算並交租客確認」。「押金扣抵後」只是押金減扣抵，不含溢收；租客已多繳的租金會列在溢收。鎖定會記錄房東確認；退回草稿時會清除雙方確認並使舊簽署連結失效。
狀態為「待租客確認」，同時記錄房東／管理端已確認。明細暫時鎖定，接下來交給租客核對。
步驟 7：把簽署連結交給租客
位置：「待租客確認」→「租客簽署連結」
按「複製連結」，透過 LINE 或其他私下管道只交給這份結算的租客本人。連結 14 天內有效，不需登入；無法自動複製時選取連結手動複製，失效時按「產生簽署連結」。請租客依「核對與簽署退租結算」本人閱讀、親簽、填姓名並同意送出；在現場也由租客操作自己的連結，公司不能代租客簽署。
租客可核對、簽署或回報異議。複製不會自動發送 LINE；請確認已交付本人。公司確認只代表房東方，尚未取得租客同意前不會因公司簽署而完成雙方同意。
步驟 8：雙方同意後完成退租並建立差額
位置：租客簽署後重新整理結算頁 →「雙方同意」
按「完成退租並開立差額帳單」，核對「結案後實際金流」的應退與應補合計，以及逐筆列出的補繳來源（費用類型、帳期與金額），選擇寄送匯款資訊或稍後登錄現金，填寫補繳到期日。核對具名租客、房號與連帶影響，輸入租客姓名後送出確認。完成退租會終止租約並釋放房間，尚未交付的錢不會被記成已收退款。
有未收或未退款時顯示「已退租，待結清」。來源帳單繼續列帳；手工扣款先建立全額帳單再扣押金，不會重複開立同一筆租金。
步驟 9：逐筆登錄收退款並核對結清
位置：結算頁「已完成」；另查看「押金管理」「收款管理」
在「差額結清」查看各來源的餘額。收款按「登錄現金或匯款收款」，填實收日、方式與本次金額，再核對具名確認。退款先實際交付，再按「登錄實際退款」，填實退日、金額、方式及交易參考，核對後送出。兩者都可分次，不能超過各來源剩餘金額。
待補繳與待退款均歸零後才顯示「已完成」。系統不執行銀行轉帳；寄送成功只代表服務商受理。寄送失敗會顯示「通知沒有寄出」與下一步：先確認公司寄件信箱（SMTP）設定與租客 email，再按「寄送差額匯款資訊」重寄，不會再開單；缺帳戶或 email 會保留未寄送原因。結案後的「查看分段明細」改標為結案時的快照，不含之後的補收與退款，目前待處理金額以「差額結清」為準。
步驟 10：替代流程：載入失敗先重試
位置：租約 → 退租結算 → 載入失敗
按「重試」重新讀取既有結算；仍失敗時交管理員確認，不能將載入失敗當作尚未建單。
此狀態只有重試入口，沒有建立草稿按鈕，避免重複結算。
步驟 11：來源變動：退回草稿後交租客重簽
位置：雙方同意 → 完成結算失敗
若提示帳款來源已變動，按「退回草稿修改」並確認，再按「自動帶入未繳款項」。重新核對手動扣抵與退款資訊後鎖定送出，交租客重新核對並親簽；雙方同意後才再次完成退租；實際退款另由差額結清登錄。
本次失敗不會結案；退回草稿會清除雙方確認並使原簽署連結失效，不能沿用原同意。
完成後
租約已終止、房間已釋放，差額清單內各來源待補繳與待退款均歸零才完成新版金流結清。舊版已結案資料不代表已驗證退款，須先核對證據，不要再次退款。結案後的「查看分段明細」是結案當時的快照；目前要補收或退款的金額，一律以「差額結清」各來源的餘額為準。
疑難排解
租客有異議時，先聯繫核對，於結算頁按「退回草稿修改」退回草稿、調整後重新鎖定，再交付新連結；舊連結會失效。結案回報押金或來源帳款異動時，同樣重開並重新自動帶入、請租客確認。若費用對應多張有效帳單，先到收款管理核對並處理重複來源，不猜測哪張應收。已完成的結算不能重新開啟。 多人同時操作而提示內容已更新時，請重新整理、核對最新扣抵與金額，再決定是否儲存或鎖定；不要反覆提交舊畫面。結算進行中，若有人在「押金管理」對同一筆押金按了「退還」，「完成結算」會被擋下並提示押金有異動；請按「退回草稿修改」讓系統重算，並請租客重新確認，不要再匯一次款。租約有押金記錄時，結算只計算已實收的押金：單筆新增與批量建立的租約，押金一開始是「應收未收」，請在發起結算之前先到「押金管理」按「確認實收」，否則押金基準會是 0。只有較早以前匯入或批量建立的舊租約（或押金為 0 的租約）沒有押金記錄時，結算才以租約上的押金金額為基準，完成後「押金管理」不會出現這筆退款；要留下退款紀錄，請在發起結算之前先補建押金記錄（步驟見「登錄押金實收日期」）。 若提示租金歷史缺少計費月份金額，請停止自動帶入或結案，先核對原合約與調租紀錄，再請公司管理人員依核對結果補齊原價與生效日；不要以目前月租猜算舊月份。多人編輯租期而提示租約已更新時，重新整理並核對起訖日後再操作。 已起租租約的終止日期不可早於起租日；未起租即取消時保留原租期，狀態顯示「已終止」，備註加上「取消未起租租約」，不產生反向租期。 租期、退租日與調租生效日均按台北日曆日計算，同日起租與退租可以結案；公司端與租客下載副本也顯示同一天。完成時若提示租約條件或租金歷史有異動，請按「退回草稿修改」、重新自動帶入並請租客重新確認。缺史的已到期租約可由 ADMIN 以上核對原約後，透過既有租金更正 API 以 CORRECTION、正確生效日、原價與核對理由補登；目前沒有補史專用畫面，請交由具權限的人員協助。此更正保留已到期狀態、月租快照與既有帳單；已終止租約仍不可調整。 尚未起租的租約結案視為取消，保留原租期；自動帶入不列租金欠款。若已簽內容仍列租金，請按「退回草稿修改」、重新自動帶入並請租客重新確認，即使押金為零也要重新確認。同日開始與結束的租約可在「租約管理」按「編輯」，或在租約詳情按「編輯租約條件」，修改備註並儲存。 若租約已由其他流程終止或封存，舊結算不能再按「完成結算」改寫終止日期。請停止重送，先核對原終止紀錄、已收款、押金與退款，再由公司管理人員處理原結算；退回草稿不會恢復已終止的租約。 已到期或已終止租約在「編輯租約」中只能原值回送月租，仍可修改備註；已終止租約不可調租。提前更正起租日若超出租金歷史已涵蓋的日期會被拒絕，原租期與租金不變；請先保留原日期並核對原合約與租金歷史，不要以目前月租猜算新增的租期。 如果完成時提示已有已同意、尚未生效的續約，原結算仍保持雙方已同意，租約與帳款不變。請公司先從原租約按「查看新租約」核對新約，再回「租約管理」找到該草稿新約按「封存」，然後核對退租日期、帳款與押金後重新完成。不要重複退款。 自動帶入的電費若標示「來源異常」，代表原讀數、計費月份或分攤依據無法與費用核對；修正前無法完成結算，也不會扣押金或把該費用標成已付。請依「更正已開帳或已收款的電費」核對原帳務及來源；需更改已簽明細時先按「退回草稿修改」，修正後重新帶入並交給租客確認。 即使押金為 0，或已先被租金扣完，所有有來源的電費及付款扣抵項仍須通過來源核對，才能完成結算。 原電費帳單已部分收款後封存租約，自動帶入會以原帳單的尚欠金額扣抵；來源、金額與租客仍一致時，不會因封存而標示「來源異常」，既有帳單仍可核對續收。但租約已封存或終止時，不能以舊結算改寫終止日期；請先核對原終止紀錄、帳款、押金與退款，再由公司管理人員處理原結算。若金額或來源不符，仍會標示原因並阻止結案。 帳單備註只供說明，填入或修改費用編號不會建立、改變或解除來源關聯。費用帳單請從「費用管理」的費用記錄開立；手動新增的收款記錄是獨立帳單，不會因備註自動連到費用，也不會更新費用狀態。 租金折算後小於已收：系統保留收款明細，另建立溢收退款義務；不會減少原實收。若同時有補繳與退款，分別履行，不自動互抵。已退租待結清不能退回草稿改金額，須另案更正。 舊紀錄只有租客簽署時間、缺少本次公開簽署的完整紀錄時，房東簽署與首次結案會停止並提示重新確認。先核對原始紀錄與租客意願，在尚未結案的結算按「退回草稿修改」，核對後重新鎖定並把新連結私下交租客本人。舊連結會失效，不用公司代簽補證；已結案紀錄不會因此被重新認證，也不應重複收退款。
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