建立屋況點交記錄與現場照片
適用於公司端人員。在「屋況記錄」為房間建立入住或退租的點交記錄：選對房屋與租約、逐項評等、附上現場照片，儲存後再從清單找回；填錯的內容可以「編輯」更正，需要維修的項目修好後可以「標記已修好」，建錯的記錄由公司擁有者或公司管理者刪除後重建。新增與編輯需要管理員以上，一般用戶只能查看。屋況記錄是日後押金爭議的證據，不會自動扣款；退租要扣款時，到退租結算另外登錄。
開始前
- 登入公司端帳號。屋況記錄屬「租客管理」，所有方案都有（含免費版），不必升級；只有舊方案或平台調整過功能的公司才可能沒有，這時側邊欄不會出現「屋況記錄」，直接輸入網址會看到功能未開通的提示。試用或付費方案到期後，系統會自動轉為免費版，屋況記錄是免費版就有的功能，轉換後照常使用；只有轉換完成前（通常數分鐘內）暫時無法新增、編輯、標記已修好、刪除或上傳照片。用量超過免費版額度（5 間房、1 位使用者）時整個公司唯讀，仍可查看與刪除，但不能新增、編輯、標記已修好或上傳照片，橫幅會寫明封存幾間房、停用或移除幾位成員即可恢復。
- 屋況清單、詳情及照片只提供帳號可讀取的房屋資料：管理員與一般用戶須有目前有效的房屋分派及「查看房屋」權限，公司擁有者與公司管理者維持公司範圍。每個操作另有角色門檻：查看包含一般用戶，但仍須符合前述讀取範圍；新增（含上傳照片）與編輯需要管理員以上（管理員、公司管理者、公司擁有者）；「標記已修好」同樣需要管理員以上；「刪除」只有公司擁有者與公司管理者。沒有權限的角色看不到那顆按鈕，請交給有權限的同事（見步驟 15）。租客與獨立房東的入口看不到屋況記錄，也讀不到照片。 管理員新增、編輯、標記已修好與上傳屋況照片時，還須有該房屋的有效分派、「查看房屋」及「編輯房屋」權限；只讀分派不能執行。公司擁有者與公司管理者保留公司範圍權限。
- 先在「房屋管理」與「房間管理」建好房屋和房間。想讓退租結算自動找到這筆記錄，租客與租約也要先建立，作法見「建立第一份租約」。到現場前備好 JPG、PNG 或 GIF 照片，每筆記錄最多 20 張；已建立的記錄沒有追加照片的入口，照片要在建立時一次選齊。
- 屋況記錄只負責留證據：不會自動算金額、不會建立扣抵、不會改押金，也不會通知租客。「標記已修好」同樣只記下修好日期與說明，不會建立費用記錄，也不會更動八項評等。退租時要扣款，到「退租結算」勾選變差的項目並手動輸入金額；維修花的錢要向租客收時，到「費用管理」記錄費用類型「維修費」。畫面資料與照片都是教學用示範資料，不是真實房屋。
操作步驟
步驟 1：開啟屋況記錄清單
位置：側邊欄「租客服務」→「屋況記錄」
在側邊欄「租客服務」群組選「屋況記錄」。清單依記錄日期由新到舊排列，每頁 25 筆；右上角有「新增屋況記錄」按鈕（需要管理員以上，一般用戶看不到）；清單是空的時，空白處另有「新增第一筆記錄」。看不到這個入口時，先確認公司方案含「租客管理」（所有方案都有，只有舊方案或功能被平台調整過的公司才可能沒有）。
畫面顯示「屋況記錄」頁。示範資料已有兩筆其他房間的記錄：102 房的入住檢查與 203 房的退租檢查（勾了「需要維修」）。每列右側依序是「查看」「編輯」（編輯需要管理員以上）；需要維修的那列多一個「標記已修好」（管理員以上）；已綁定租約的退租檢查有「退租結算」連結；最右是「刪除」（只有公司擁有者與公司管理者）。欄名「維修狀態」有三種：需要維修、已修好、狀況良好。你看到哪些按鈕依角色而不同，見步驟 15。
步驟 2：選擇房屋、房間、記錄類型與日期
位置：「屋況記錄」頁 →「新增屋況記錄」→「新增屋況記錄」視窗上半部
按「新增屋況記錄」（需要管理員以上）。「房屋」選「晴禾公寓（教學用）」，「房間（可選）」選「101」，「記錄類型」選「入住檢查」，「檢查日期」填實際點交的 2026-10-01。記錄類型共七種：入住檢查、退租檢查、定期檢查、維修前後、投訴相關、損害報告、年度檢查。「房屋」必填；公共區域或整棟狀況，房間留「整棟／不指定房間」。換房屋會清空房間、租客與租約；換房間會清空租客與租約。 記錄日期必須是真實存在的日期；例如 2 月 30 日會被拒絕，不會自動改成 3 月。
視窗上半部顯示晴禾公寓、101、入住檢查與 2026-10-01。日期欄的排列順序依瀏覽器語系顯示，示範畫面顯示為 10/01/2026。此時尚未送出，系統還沒有建立任何記錄。
步驟 3：填寫檢查員，並關聯租客與租約
位置：同一視窗，「檢查員」到「相關租約（可選）」
「檢查員」填現場點交的人，例如「林管理員（教學用）」，這是必填的文字欄位，不必是系統帳號。「整體評分」依現場選 1 到 5 分，預設「5 - 極佳」，示範選「4 - 良好」。「相關租客（可選）」選「陳租客（教學用）」，「相關租約（可選）」選 101 房的那份租約。入住與退租兩筆請選同一份租約，退租結算才找得到。 選房間後，租客與租約選項會縮小；選租約會帶入同份租約的房間與租客，不能混接其他房間。未簽約或歷史記錄可以不選租約；一旦選租約，房間與租客須完整一致。 尚未登記房屋、房號且沒有租約的同公司租客仍可選取；補建歷史屋況時，選這位租客並將「相關租約（可選）」留空，再按「建立記錄」送出。 檢查員不可全空白，最多 100 字。 檢查員姓名去除前後空白後必填，最多 100 字。
檢查員、整體評分、租客與租約都顯示在欄位中。租客與租約可以不選，但房屋、房間、租客與租約建立後都不能再更改，所以現場能確定的就在這裡選好；不選租約時，退租結算只能用房間去配對。
步驟 4：逐項評等並寫下整體描述
位置：同一視窗，「詳細屋況檢查」到「需要維修」
八項（牆壁、地板、天花板、窗戶、門、電器設備、水管設備、家電設備）預設都是「良好」，逐項改成現場狀況：極佳、良好、普通、較差或損壞。示範把「地板」改為「普通」、「家電設備」改為「極佳」。在「整體描述」寫下位置與大小，例如地板靠窗處有 3 公分舊刮痕。現場發現要修的項目，勾選「需要維修」並填寫維修備註；本例沒有，維持不勾。 整體評分預設 5 分，可從選單改選 1 至 5 分，新增視窗沒有清空選項。整體描述與維修備註各最多 2000 字。 整體評分預設為 5，可選 1～5；描述及維修備註各最多 2,000 字。
評等、描述與維修勾選都留在視窗中，尚未儲存。「整體描述」可以空白，但日後爭議時，具體描述比單獨的評等更有說服力。勾了「需要維修」的記錄，儲存後「維修狀態」欄顯示「需要維修」；沒勾的顯示「狀況良好」。
步驟 5：選擇現場照片並確認預覽
位置：同一視窗下半部「屋況照片（最多 20 張）」
按「選擇照片」，選取 JPG、PNG 或 GIF 檔，可一次選多張。示範選了牆面與窗戶、地板刮痕、冷氣機三張教學用示意圖。逐張核對預覽與檔名；選錯的按該張預覽右上角的紅色 × 移除。每筆記錄最多 20 張，超過的會被略過並出現通知；單張原檔超過 50 MB 或格式不符也會被擋下。
顯示「已選擇 3 張，原始大小合計 91 KB」與 3 張預覽，下方是「取消」與「建立記錄」。照片此時還在你的電腦裡，沒有上傳。送出前系統會先把照片壓到長邊 1600 px 以內。
步驟 6：按「建立記錄」並確認儲存結果
位置：視窗底部「建立記錄」→ 回到「屋況記錄」清單
確認房屋、記錄類型、檢查日期與檢查員都已填寫，按「建立記錄」。按鈕文字會依序變成「壓縮照片中」「上傳照片中」。系統先建立記錄，再上傳照片；等視窗自己關閉，不要中途關閉分頁。
右上角通知「屋況記錄已建立」與「已上傳 3 張照片」，視窗關閉。清單最上方多了 2026/10/01 的「入住檢查」、房間 101、租客「陳租客（教學用）」，「照片」欄顯示 3，「維修狀態」欄顯示「狀況良好」。若出現「屋況記錄已建立，但照片尚未上傳成功」，改看步驟 7。
步驟 7：照片沒上傳成功時重新上傳
位置：「新增屋況記錄」視窗最上方的紅色提示（只在上傳失敗時出現）
現場網路不穩時，視窗上方會出現「屋況記錄已建立，但照片尚未上傳成功」，右上角另有「照片上傳失敗」通知。記錄已經存下，只有照片還沒存。保持視窗開著，已選照片都還在，欄位被鎖住；網路恢復後按「重新上傳照片」。不要按「放棄照片並關閉」，那會丟掉照片，而且離開現場後無法補拍。這張示範圖由模擬的網路中斷產生。
重新上傳成功後視窗關閉，並顯示與步驟 6 相同的成功通知。系統只重送照片，不會再建一筆記錄；清單只會多出一筆。
步驟 8：用篩選找回記錄
位置：「屋況記錄」頁 →「篩選屋況記錄」→「展開」
按「展開」，在「記錄類型」選「入住檢查」。還可以用「維修需求」與「記錄日期起」「記錄日期迄」縮小範圍；「維修需求」選「需要維修」只列出還沒修好的，選「狀況良好」列出的是不需要再維修的，包含從來沒壞過與已修好的。條件由後端套用，會在全部分頁中查找，不只看目前這一頁。要回到全部記錄，按「清除篩選」。清單目前沒有依房間或租客搜尋，找特定房間時，先用類型或日期縮小，再看「房屋/房間」欄。
清單只剩「入住檢查」，示範為 101 與 102 兩筆，標題旁顯示「1 個篩選」。頁面下方的「符合篩選的記錄數」是全部符合的筆數，帶「（本頁）」的數字只計目前這一頁。
步驟 9：查看記錄明細
位置：清單目標列「操作」→「查看」→「屋況記錄詳情」視窗
在 101 房那一列按「查看」。視窗依序列出檢查人、租客、整體評分、八項屋況評等、整體描述、維修需求與現場照片；右上角有「關閉」；管理員以上另有「編輯」，需要維修的記錄另有「標記已修好」。核對各項評等（例如「地板」是否為「普通」）是否與現場和描述一致。發現寫錯可以請管理員以上按右上角「編輯」更正（步驟 11）；照片不能在這裡增減。
顯示 2026/10/01、101、入住檢查的完整內容，「現場照片」區有「檢視 3 張照片」按鈕。按右上角「關閉」回到清單。
步驟 10：放大檢視現場照片
位置：「屋況記錄詳情」→「現場照片」→「檢視 3 張照片」
按「檢視 3 張照片」開啟照片檢視器。用左右箭頭或下方縮圖切換照片，用放大、縮小與旋轉查看細節。看完按右上角的「關閉」離開檢視器。照片只在登入公司端後才打得開，不是公開連結，租客端與房東入口都看不到。
檢視器顯示第 1 張，標示「1 / 3」，檔名與縮圖列都在。按「關閉」後回到詳情視窗。
步驟 11：編輯填錯的內容
位置：清單目標列「操作」→「編輯」（或詳情視窗右上角「編輯」）→「編輯屋況記錄」視窗（需要管理員以上）
「編輯」需要管理員以上，一般用戶看不到這顆按鈕。在 101 房那一列按「編輯」。視窗上方只列出房屋、房間與租客，並說明房屋、房間、租客與租約建立後不能更改；選錯時，請由公司擁有者或公司管理者刪除這筆記錄後重新建立（步驟 14）。可以改的是記錄類型、檢查日期、檢查員、整體評分、八項評等、整體描述、「需要維修」與維修備註；照片不在這個視窗，不能增減。範例把整體描述裡刮痕的長度更正為 5 公分，再按「儲存變更」。沒有改任何欄位就按儲存，系統會提示「沒有任何變更」，不會送出。若這筆記錄已被退租結算的扣抵引用為依據，各部位評等、整體評分、記錄類型與檢查日期會變灰不能改，只能補充整體描述與維修備註。
右上角通知「屋況記錄已更新」，視窗關閉。再按「查看」，整體描述已是新內容。每次修改都會寫入操作日誌。
步驟 12：修好之後標記已修好
位置：清單「維修狀態」為「需要維修」的那一列 →「標記已修好」→「標記已修好」視窗
只有「維修狀態」是「需要維修」、且你的角色是管理員以上，才看得到「標記已修好」；也可以在該筆詳情視窗右上角按它。範例用 203 房的退租檢查（浴室排水變慢）。視窗上方會顯示原本的維修備註。「修好日期」必填，預設今天，填實際修好的那一天（不能晚於今天，也不能早於這筆屋況的檢查日期）；「修好說明」選填，寫修了什麼、由誰修。核對後按視窗內的「標記已修好」。
右上角通知「已標記為已修好」。清單該列的「維修狀態」改為「已修好」，「標記已修好」消失；這筆記錄不再列入「需要維修」，頁面下方「需要維修（本頁）」少一筆，報修頁的「屋況檢查待開單」也不再列出它。八項評等與點交當下一模一樣，不會被改成「已修好」。標記錯了，在「編輯」重新勾選「需要維修」就會回到需要維修，修好紀錄會清除（操作日誌保留）。維修花的錢不在這裡記：要向租客收時，到「費用管理」新增一筆費用類型「維修費」的費用記錄（見「確認費用並開立租客應繳」）。
步驟 13：退租時建立「退租檢查」並前往退租結算
位置：「屋況記錄」清單 → 退租檢查那一列的「查看」→ 視窗底部「退租結算」區
租客退租當天，重複步驟 2 到 7 新增一筆「退租檢查」（同樣需要管理員以上），房間與相關租約選與入住時相同的。之後在該筆按「查看」，再按「前往退租結算」；清單該列的「退租結算」連結也能進去。示範畫面用 203 房既有的退租檢查（已在步驟 12 標記修好），因為 101 的租客尚未退租：詳情的「維修需求」區顯示「已修好」、修好日期、修好說明與登錄人，八項評等仍是退租當天的樣子，所以結算頁的屋況對比看得到當時變差的項目。結算頁會並排比對最早的入住檢查與最晚的退租檢查，要扣款時，勾選變差的項目、輸入金額，再按「帶入 1 項為扣抵」（數字依勾選的項目數）。
進入該租約的退租結算頁；尚未發起結算時，頁面標題是「發起退租結算」，發起後才會出現「入住 / 退租屋況對比」區塊。屋況記錄本身不會建立扣抵，也不會更動押金；扣抵金額、租客確認與退款，依「辦理退租與押金結算」處理。已被扣抵引用的記錄，評等、整體評分、記錄類型與檢查日期會鎖住，也不能刪除。
步驟 14：建錯的記錄：刪除並重新建立
位置：清單目標列「操作」→「刪除」→「刪除屋況記錄」確認視窗（只有公司擁有者與公司管理者）
房屋、房間、租客或租約選錯，不能用編輯更正，只能刪除後重建；重複建立的記錄也一樣。範例是一筆建到 102 房、其實該屬於 101 房的定期檢查。按該列的「刪除」，確認視窗會列出對象（房屋、房號、記錄日期、類型）與連帶影響：八項評等、描述與維修備註（內容會留一份在操作日誌）、現場照片的張數（檔案會一併從伺服器永久刪除，無法找回，也無法補拍），以及由這筆屋況開出的報修單會失去「來源屋況」連結（報修單本身保留）；有連結的報修單時，還要輸入房號（記錄沒有房間時是房屋名稱）才能確認。核對無誤後按「刪除記錄與 2 張照片」（沒有照片時是「刪除這筆屋況記錄」）。需要保留證據時不要刪除，改用「編輯」更正內容。
右上角通知「屋況記錄已刪除」，該列從清單消失；刪除會寫入操作日誌。要重新建立，回到步驟 2，照片也要重新選。已被退租結算的扣抵引用為依據的記錄，清單上沒有「刪除」，詳情視窗底部會說明原因，這種記錄只能用「編輯」補充描述與維修備註。
步驟 15：沒有按鈕時，交給有權限的同事
位置：一般用戶登入後的「屋況記錄」清單、頁首與詳情視窗
同一頁，角色不同，看到的按鈕不同。一般用戶只能查看：清單每列只有「查看」（退租檢查另有「退租結算」），沒有頁首的「新增屋況記錄」、空清單的「新增第一筆記錄」、每列與詳情視窗的「編輯」，也沒有「標記已修好」與「刪除」；頁首的灰字寫「新增與編輯需要管理員以上，刪除限公司擁有者與公司管理者（屋況是入住與退租點交的證據）。由你負責點交時，請公司把你的角色調整為管理員。」，詳情視窗底部也有同一類說明。管理員多了「新增屋況記錄」「編輯」「標記已修好」，仍沒有「刪除」，頁首灰字是原本的刪除說明；公司擁有者與公司管理者不顯示說明。需要新增或編輯時，請管理員以上的同事處理；需要刪除時，請公司擁有者或公司管理者處理，並告訴對方是哪一筆（房屋、房號、記錄日期與類型）。若由你負責現場點交，畫面的說明是請公司把你的角色調整為管理員，由公司擁有者評估，不要只為了一次操作就提高權限。 角色調整為管理員後，仍須由公司擁有者確認該房屋的有效分派、「查看房屋」及「編輯房屋」權限，才能新增、編輯或標記已修好；只變更角色不足以完成授權。
你知道看不到按鈕是角色的設計，不是系統故障；有權限的同事在同一頁就能完成。一般用戶仍可以查看清單、詳情與現場照片；負責點交的一般用戶請公司擁有者評估管理員角色，並確認該房屋的有效分派、「查看房屋」及「編輯房屋」權限。
完成後
完成時，清單最上方有新的「入住檢查」記錄，「照片」欄顯示張數，按「查看」能看到評等、描述與全部照片。填錯的內容能用「編輯」更正，修好的維修能用「標記已修好」留下日期與說明，建錯的記錄由公司擁有者或公司管理者刪除後重建。屋況記錄只是證據：它不會自動扣押金、不會更動租約或退租結算的金額，也不會通知租客。退租時要扣款，請到退租結算另外登錄扣抵。
疑難排解
看不到「屋況記錄」或畫面顯示功能未開通：屋況記錄所有方案都有，會這樣的多半是舊方案或功能被平台調整過的公司，請公司負責人到「方案升級」寫信詢問；用量超過免費版額度時整個公司唯讀，只能查看與刪除，照橫幅的說明封存房間或停用成員後即可恢復。看不到「新增屋況記錄」或「編輯」：新增與編輯需要管理員以上，一般用戶只能查看；負責點交的一般用戶請公司擁有者評估管理員角色，並確認該房屋的有效分派、「查看房屋」及「編輯房屋」權限。按「建立記錄」被擋下：房屋、記錄類型、檢查日期與檢查員是必填。房間選單沒有想選的房間：先到「房間管理」建立。已有記錄但退租結算只看到入住或退租其中一邊：結算頁先依租約找記錄，找到就不再改用房間補找，所以入住與退租兩筆要選同一份租約；租約建立後不能改，選漏了就請公司擁有者或公司管理者刪除重建（照片要重新上傳）。想補拍或補傳照片：編輯視窗不能增減照片，已建立的記錄也沒有追加照片的入口，請另建一筆並在描述註明對應的記錄。按「儲存變更」出現「這筆屋況記錄在你開啟編輯之後被其他人修改過」：同事先存了，請關閉視窗後重新開啟再改。「編輯」裡評等、整體評分、記錄類型與檢查日期變灰不能改：這筆記錄已被退租結算的扣抵引用為依據，結算單上的扣抵理由是從這些欄位組出來的；整體描述與維修備註仍可補充。找不到「標記已修好」：只有「維修狀態」是「需要維修」、且角色是管理員以上的人才看得到；已修好或狀況良好的記錄沒有這顆鈕。送出時出現日期錯誤：修好日期不能晚於今天，也不能早於這筆屋況的檢查日期。標記已修好之後又發現沒修好：在「編輯」重新勾選「需要維修」，記錄回到需要維修，修好紀錄會清除。找不到「刪除」：只有公司擁有者與公司管理者看得到；被退租結算的扣抵引用為依據的記錄誰都不能刪，詳情視窗底部會說明。「刪除」會永久刪除整筆記錄與全部照片，確認視窗會列出對象、照片張數與會失去來源連結的報修單；需要保留證據時不要刪。在「封存區」永久刪除房屋或房間時，其屋況記錄會一併刪除，照片也無法再開啟；永久刪除前的確認視窗會列出屋況記錄的筆數，要保留證據請只封存。勾選「需要維修」不會自動開報修單：到「報修單」頁（報修單是個人版以上的功能，免費版只能檢視既有報修單、不能開立），在「屋況檢查待開單」按「開立報修單」；標記已修好之後，這筆就不再列在「屋況檢查待開單」。在照片檢視器按 Escape，只關閉最上層檢視器，屋況詳情會保留；輸入法組字時不關閉。 屋況照片單次最多 20 張、每張最多 50 MiB，實際上傳的照片合計最多 100 MiB；送出前系統會先壓縮。超出總量時請減少本次照片再重試；已存記錄不能追加照片，其餘照片需另建記錄並註明關聯。單次超量、格式不支援或檔案過大會顯示輸入錯誤，請依提示調整；若提示同時上傳過多，先等其他上傳完成再試。 照片上傳失敗時，通知會顯示具體原因。記錄已儲存時，保留原視窗並依提示處理照片後按「重新上傳照片」，只補傳照片，不會再建立一筆屋況記錄。 有按鈕但送出顯示無權限時，請公司擁有者到「權限設定」核對該房屋的有效分派、「查看房屋」與「編輯房屋」，重新登入或重新載入後再試。屋況照片與房間照片權限不同：房間照片使用「查看房屋」及「管理房間」，符合條件的一般用戶也可操作；這不會讓一般用戶取得屋況記錄的新增或編輯權。
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