確認費用並開立租客應繳
適用於可管理費用的公司人員：公司擁有者與公司管理者可完成整個流程，管理員只能做其中一部分。本文說明一筆要向租客收的費用，如何從草稿核對金額、確認，再指定付款截止日生成租客應繳帳單，並分清費用記錄、收款管理帳單與租客「繳費」畫面三者的對應；開錯或金額不對時，如何先作廢帳單再更正，避免重複開帳；只是付款截止日填錯，則直接改帳單的到期日，不必作廢。以晴禾公寓 101 房 10 月水費 NT$300 示範。公司自己付給廠商的支出不在這裡建立。
開始前
- 費用設定分為手動與租約週期兩種。手動設定在「新增費用記錄」選好房間後預填固定費或用量計價；人數或比例仍須自行核對並填入金額。租約週期設定供固定月費預覽與生成，按租約週期及服務期間計費。兩種設定都不回寫已建立的帳單，也不會因儲存設定就通知租客。手動設定可由公司擁有者刪除；週期設定保留歷史、不可刪除，變價須建立未來完整週期生效的新版本。
- 權限與方案：費用管理是個人版以上的功能（試用期間也可用）。免費版打開「費用管理」，頁面上方會寫「費用管理需要個人版以上」，已建立的費用記錄可以檢視，但不能新增、確認或開帳。公司擁有者與公司管理者可以新增、編輯、調整金額、確認與生成付款；刪除費用只有公司擁有者。管理員可以新增草稿，也可以對「已確認」的費用按「生成付款」（需被指派該房屋並有編輯權限），但不能「確認」「編輯」「調整金額」，見步驟 13。一般用戶不能讀取或寫入費用。試用或付費方案到期後，系統會自動轉為免費版：轉換完成前（通常數分鐘內）暫時無法新增、修改或刪除，轉換後可檢視既有費用資料，擁有者仍可刪除，但不能新增或修改；用量超過免費版額度（5 間房、1 位使用者）時，新增與修改受限，仍可依權限封存與刪除；橫幅會寫明封存幾間房、停用或移除幾位成員即可恢復。 新增、修改、作廢與開帳按鈕同時依方案與角色顯示；未開通費用功能時收起這些入口。方案可寫時，作廢草稿與已確認費用限公司擁有者／管理者。 公司授權有效時，擁有者仍可刪除費用設定與費用記錄；即使方案未含費用管理或超過免費版額度，也保留刪除入口。公司停用或授權到期而尚未轉為免費版時，刪除仍會被擋下。
- 先分清兩種錢：費用記錄是「要向租客收的款項」，每一筆都綁定一份進行中的租約與租客，確認後才能開成租客應繳。公司自己付給電力公司、水電行或廠商的支出不是費用記錄，系統沒有「公司自付」的記帳欄位（電費的「電費資訊」是公司付給電力公司的原始帳單，與分攤給租客的費用是兩回事，見每月電費教學）。是否向租客收、收多少，依租約與雙方約定由公司判斷，系統不會替你判斷。
- 準備：確認房屋與房間有進行中的租約（沒有租客的房間不能建立費用記錄），並備好金額依據（水費單、收據）與計費期間。電費請在「電費分攤」用「轉為費用記錄」，金額才能回查抄表來源，不要手動新增。費用類型有「維修費」可選；維修款從報修單開始最省事：在已完成的報修單按「記錄維修費」，系統帶好房間、租約與備註，新增一筆類型「維修費」的草稿（見「公司人員受理及完成報修單」）。從報修單記錄的費用，清單那一列會顯示「來源：報修單…」，可以回到那張報修單（見步驟 10）。
- 範例：教學示範公司的晴禾公寓 101 房，租客林小安（教學用）；今天是 2026 年 10 月 14 日。公司要向租客收 10 月水費 NT$300，付款截止日 10 月 31 日。畫面全是教學用資料。日期欄位的顯示格式（月/日/年或年-月-日）依瀏覽器而異，本文一律以 YYYY-MM-DD 敘述。
- 通知與租客可見：生成付款（開帳）當下系統不會通知租客。租客登入「我的租屋」→「繳費」才看得到這筆應繳款項，而且只看得到類型、應繳日與金額，看不到費用類型與備註，請另外告知這是什麼款項。
- 費用記錄還會被兩個地方用到：退租結算的「自動帶入未繳款項」會把這份租約上狀態為草稿、已確認或已開帳單、尚未收足的費用帶進扣抵明細；月度匯總的「營運費用」只計「已確認」「已付款」的費用，並依建立日歸月（見「核對每月收入、支出與未收款」）。所以不打算向租客收的費用，請公司擁有者或公司管理者按「作廢費用」並填理由，保留原金額與歷史，不要留成草稿或已確認。
- 從新增費用的快捷入口進入時，系統直接切到「費用記錄」並開啟新增表單；仍須具備管理員以上角色與費用管理寫入權限。用電記錄改變篩選後，不在結果內或已無法轉換的勾選會被移除並通知，不會在清除篩選後自動恢復。
- 在費用管理的「依租約週期生成固定月費」選週期開始月份，按「預覽固定月費」，展開具名租客與期間核對後按「確認生成固定月費」。新記錄為草稿，確認後再從原記錄開付款帳單；同一份應收不重複生成。
操作步驟
步驟 1：開啟「費用記錄」分頁
位置：左側選單「財務管理」→「費用管理」→ 頁面上方「費用記錄」分頁
按左側選單的「費用管理」，再按「費用記錄」分頁（旁邊的「費用設定」是設定每種費用怎麼算，不是這一頁）。先看清單的「費用類型」「房間」「計費期間」「金額」「狀態」，以及右上角的「批量生成付款（本頁已確認 N 筆）」。範例已有一筆「管理費」NT$500，狀態「已確認」、尚未開帳，後面用來示範批量按鈕與狀態篩選。
看到費用記錄清單與「新增費用記錄」按鈕。若頁面上方寫「費用管理需要個人版以上」，代表公司的方案不含費用管理（例如試用或付費到期後轉為免費版），只能檢視，請公司擁有者到「方案升級」查看。
步驟 2：新增費用記錄，先存成草稿
位置：「費用記錄」分頁 →「新增費用記錄」視窗
按「新增費用記錄」，選「費用類型」水費（類型有電費、水費、瓦斯費、管理費、維修費、清潔費、網路費、停車費、其他）、「房屋」晴禾公寓，再選「房間」101。房間選項後面括號是進行中租約的租客，選了之後視窗會在「選中租客資訊」顯示租客、房間與租約 ID；費用開給的就是這位租客，這裡不能另外指定別人。接著填「計費期間開始」2026-10-01、「計費期間結束」2026-10-31、「實際金額」300（必填，這個數字就是租客要付的金額）與「備註」，按「新增記錄」。「計算金額」是選填的參考值，可以不填。房間後面顯示「(無租客)」代表沒有進行中的租約，不能建立費用記錄。若該房屋或房間有符合的「費用設定」，視窗會依設定預填金額並說明依據，預填的金額仍可手動修改；只有計算方式是「固定費用」，或是「按用量計算」且填好「上期讀數」與「本期讀數」時才會預填，「按人數計算」「按比例計算」不會（設定怎麼建，見「設定費用的計算方式，並在新增費用記錄時預填金額」）。送出時以表單上的「實際金額」為準。填了金額後，視窗下方會出現「金額已手動調整，自動預填已停用。」，這是正常提示，不影響送出；沒有可預填的依據時，同一個位置寫「找不到可用的預填依據…」，也只是提醒你自己填。
視窗關閉並出現「新增成功」通知。新記錄預設是「草稿」：只是一筆資料，沒有向租客收款，租客也看不到。
步驟 3：核對清單裡的草稿
位置：「費用記錄」清單，新記錄那一列
找到「水費」這一列，核對「計費期間」「金額」與「狀態」。範例顯示「NT$300」與「草稿」，金額就是你在表單填的「實際金額」。金額不對時，按該列「編輯」，只把「最終金額 (NT$)」改成正確數字，「狀態」維持「草稿」，按「更新記錄」（需要公司擁有者或公司管理者）；金額本來沒錯、只是雙方協議折讓或加收時，改用清單上的「調整金額」，它要求填原因並留下調整紀錄。不要在「編輯費用記錄」把「狀態」改成「已開帳」或「已付款」：那只會改標籤，不會建立帳單，也不代表收到款。 費用金額有分幣時會顯示兩位小數，例如 NT$100.01。
確認金額與狀態都對，就可以進入下一步。若更正了金額，會出現「更新成功」通知，清單改顯示新金額，狀態仍是「草稿」。操作欄有「編輯」「調整金額」「確認」「刪除」。
步驟 4：確認費用，讓它可以開帳
位置：「費用記錄」清單，水費那一列 →「確認」
再核對一次房間、計費期間與金額，確定這是要向租客收的款項後，按該列的「確認」。「確認」需要公司擁有者或公司管理者；管理員按了會被拒絕（見步驟 13）。
出現「確認成功」通知，狀態改為「已確認」，操作欄多出「生成付款」，右上角批量按鈕的筆數增加。已確認仍然不是向租客收款，也不會通知租客。
步驟 5：指定付款截止日並生成付款
位置：水費那一列 →「生成付款」→「設定付款截止日」視窗
按水費這一列的「生成付款」，在「付款截止日」填實際繳款期限（範例 2026-10-31；預設是今天起 30 天，可依租約或雙方約定修改），按視窗內的「生成付款」。送出前請核對；開出後若填錯，可到「收款管理」按該帳單的「編輯」，改「到期日」再按「更新付款記錄」（只有尚未收足的帳單能改，視窗見步驟 11）。只想開這一筆時，一定用這一列的按鈕；上方「批量生成付款（本頁已確認 N 筆）」會把本頁所有已確認的費用一次開帳，不分租客與類型，而且共用同一個截止日，筆數與清單核對過才使用。只有「已確認」、金額大於 0、且有租約與租客的費用可以開帳。 確認視窗會列出房屋、房號、費用類型與金額，以及開帳後費用狀態的改變；單筆開帳須輸入畫面上的房屋與房號，批次須輸入筆數才能送出；取消不開帳。 批次確認視窗的提交按鈕是「生成付款帳單」。 單筆開帳與刪除費用會讀取本筆費用關聯的房屋及房號名稱，讀取期間確認鈕暫時停用；即使房間未列在下拉選單或已封存，仍可取得名稱。若無法取得完整名稱，視窗會提示核對費用類型、金額與 ID，輸入顯示的費用 ID 後即可確認；不確定時請取消。 付款截止日必填；清空日期後按生成，欄位會提示「請選擇付款截止日。」，補好日期再送出。
出現「付款記錄生成成功」通知，金額 NT$ 300。系統建立一張租客應繳款項，水費的狀態改為「已開帳單」。這一步不會通知租客。
步驟 6：確認費用已開帳，沒有重複
位置：「費用記錄」清單
核對水費改成「已開帳單」，操作欄只剩「編輯」「調整金額」「刪除」，沒有「生成付款」。管理費仍是「已確認」並保有「生成付款」，表示它還沒開帳。同一筆費用已有有效帳單時，系統會拒絕再開第二張（例如出現「只有已確認的費用記錄可以生成付款帳單」或「此費用記錄已生成付款記錄」），不要靠重按來重試。
每一筆費用最多只有一張有效帳單。已開帳單的費用不能改金額、改類型或刪除；要更正請照步驟 11。
步驟 7：在「收款管理」找到對應的租客帳單
位置：左側選單「財務管理」→「收款管理」
按「收款管理」，在「搜尋」輸入租客姓名（範例：林小安），「付款類型」選「水電費」。找到那一列：應收 NT$300、未收 NT$300、到期 2026/10/31、狀態「待付款」，備註是「由費用記錄自動生成 (ID: …) - WATER」，這是開帳時附上的說明，最後的英文是費用類型；備註可編輯，不能單靠其中的 ID 判定來源關聯。「付款資訊」的日期是開帳日，不是收款日。從費用記錄開出的帳單，付款類型一律顯示「水電費」，不論費用類型是管理費、清潔費或其他。
帳單與費用一對一對應。租客付款後，由有權限的人按「收款」登錄，或在「待核對付款」核對租客提交的證明（見收租付款教學）；收足後費用會自動改為「已付款」，只入帳一部分時仍是「已開帳單」。
步驟 8：確認租客看到的帳單
位置：租客帳號：「我的租屋」→「繳費」
租客帳號已開通時，登入「我的租屋」→「繳費」（開通見「開通租客帳號並完成首次登入」）。繳費記錄會多一筆「水電費」：應繳日 2026-10-31、金額 NT$ 300、尚欠 NT$ 300，狀態「待付」。租客端只顯示類型、應繳日與金額，看不到費用類型、計費期間與備註（只有電費會另外顯示用電明細），請另外告訴租客這筆是什麼款項、怎麼付。
租客可按「查看帳單／回報付款」查看收款帳戶並提交付款證明；提交證明只代表確認中，入帳仍由公司核對。
步驟 9：用狀態篩選，找出還沒開帳的費用
位置：「費用記錄」分頁 →「費用記錄篩選」
按「費用記錄篩選」展開，把「狀態」選「已確認」（也可加「房屋」「費用類型」）。清單只剩還沒開帳的「管理費」，上方批量按鈕變成「批量生成付款（篩選後本頁已確認 1 筆）」。把「狀態」選「已開帳單」可以看已開出帳單、等待收款的費用。要看全部時，按「清除篩選」。
每月核對時，已確認卻還沒開帳的費用就是可能漏開的候選。確認它是否真的要向租客收：要收，回步驟 5；不收，請公司擁有者或公司管理者按「作廢費用」並填原因，不要留著。
步驟 10：維修費：只看某張報修單的費用，或回到來源報修單
位置：「報修單」頁展開的內容 →「前往費用記錄」→「費用管理」→「費用記錄」分頁
在「報修單」頁，按已完成報修單的「內容」展開，往下找「已記錄的費用」，按「前往費用記錄」。費用記錄只列那張報修單記的費用，清單上方的提示列寫「只顯示報修單「浴室水龍頭漏水」記錄的費用。」，其他費用不是不見，是被篩掉了；按旁邊的「顯示全部費用記錄」回到全部。從報修單記錄的費用，「費用類型」下方還有「來源：報修單「浴室水龍頭漏水」」，按它會回到那張報修單；手動新增的費用沒有這一行。「前往費用記錄」與「來源」都只是檢視用的連結，不看方案：免費版也能從報修單找到當初記的維修費，也能從費用回到報修單。
清單只列那張報修單記的費用（範例：維修費 NT$800，草稿），費用類型下方寫著來源報修單。按「顯示全部費用記錄」後回到全部費用，提示列消失。維修費的確認與開帳和其他費用一樣，照步驟 4 到 6。
步驟 11：開錯或金額不對：先作廢原帳單
位置：「收款管理」該帳單那一列 →「編輯」→「編輯付款記錄」視窗
已開帳單的費用不能直接改金額或刪除，與費用連結的帳單也不能在「收款管理」改應收金額、改類型或按「刪除」，要先作廢帳單。按該列「編輯」，「付款狀態」選「作廢這筆款項」，在「備註」原文後面補一句原因，其他欄位不要動，按「更新付款記錄」。帳單若已有實收，系統會拒絕作廢，請先按該列「復原收款」把已收歸零（見「更正誤登收款：復原收款並重新登錄」）。「編輯」與「復原收款」需要公司擁有者或公司管理者；管理員請交給他們。只是付款截止日填錯時不必作廢：同一個視窗有「到期日」欄，直接改成正確日期再按「更新付款記錄」即可；已收足或已作廢的帳單不能改到期日。
帳單狀態變成「已取消」，紀錄保留；來源費用自動回到「已確認」。
步驟 12：回到費用記錄，更正後重新開帳
位置：左側選單「費用管理」→「費用記錄」分頁
回到「費用管理」→「費用記錄」，來源費用會回到「已確認」。金額要改時可「編輯」或「調整金額」並填原因，再指定截止日生成新付款。不再向租客收時，由公司擁有者或公司管理者按該列「作廢費用」，核對房屋、房號、類型及金額，在「作廢原因」填 1 至 500 字，按「作廢費用記錄」。取消不送出。若提示仍有有效付款帳單，先回收款管理處理原帳單與實收。
原費用保留為「已作廢」，保留原金額、備註、作廢原因與稽核，不再算有效費用；原付款帳單維持已取消。可用「已作廢」篩選核對；需要恢復時可編輯為草稿，仍須通過來源驗證。
步驟 13：管理員交接給有權限的同事
位置：「費用管理」→「費用記錄」分頁 → 原草稿那一列
管理員可新增草稿，並為已確認的費用生成付款；「編輯」「調整金額」「確認」只顯示給公司擁有者與公司管理者，「刪除」只有公司擁有者可見。請把房屋、房間、費用類型、期間、金額、新數字與依據交給公司擁有者或公司管理者，由對方到「費用記錄」找到原草稿；需要更正時按「編輯」或「調整金額」並儲存，核對後按該列的「確認」。需要刪除時交給公司擁有者。頁首會說明目前角色不能執行的操作。
對方確認後，管理員重新整理頁面，在清單看到「已確認」，需要時自己按「生成付款」。
完成後
水費在「費用記錄」顯示「已開帳單」、金額 NT$300；「收款管理」有一張「水電費」帳單，應收 NT$300、到期 2026/10/31、待付款，備註指向這筆費用；租客的「繳費」看到同一筆；同一筆費用只有一張有效帳單。開帳與租客提交證明都不等於已收款：租客實際付款後，由收款人核對入帳並登錄，費用才會自動改為「已付款」。
疑難排解
找不到新記錄：清除「費用記錄篩選」，並確認目前在「費用記錄」分頁而不是「費用設定」，或翻到下一頁。房間後面顯示「(無租客)」，或新增時出現「新增失敗」並提示缺少必要的費用記錄資訊：該房間沒有進行中的租約，先到「租約管理」確認。新增後金額不對：以表單的「實際金額」為準，按該列「編輯」改「最終金額」（見步驟 3）。沒有「生成付款」：狀態不是「已確認」（草稿要先「確認」，已開帳單代表已經有帳單）。按「生成付款」失敗：常見原因是金額是 0（出現「費用金額必須是大於零的有效數字」）、費用沒有租約或租客、這筆費用已有有效帳單、費用剛被別人改過（重新整理後再試），或管理員沒有被指派該房屋的編輯權限（出現「無此物件編輯權限，無法生成付款帳單」）。誤把「編輯費用記錄」的狀態改成「已開帳」或「已付款」：那只改標籤，沒有帳單也沒有收款，而且「生成付款」會消失；請公司擁有者或公司管理者再按「編輯」把狀態改回「已確認」，再正常開帳。要改已開帳的費用：照步驟 11、12 先作廢帳單；電費改看「更正已開帳或已收款的電費」。付款截止日填錯：到「收款管理」按該帳單的「編輯」改「到期日」，不必作廢；已收足或已作廢的帳單不能改到期日。租客說看不到帳單：確認租客帳號已開通、用本人帳號登入，並請他到「我的租屋」→「繳費」找「水電費」。批量生成：只處理本頁（或篩選後本頁）的已確認費用，其他頁要翻頁再做一次，部分失敗時會顯示成功與失敗筆數。月度匯總的「營運費用」只計已確認與已付款，已開帳單不計入，且依建立日而不是計費期間歸月，數字對不上時看「核對每月收入、支出與未收款」。只顯示某張報修單的費用：從報修單按「前往費用記錄」進來時，清單上方寫「只顯示報修單「…」記錄的費用。」，其他費用不是不見，是被篩掉了，按旁邊的「顯示全部費用記錄」就回到全部（見步驟 10）。「費用類型」下方寫「來源報修單已刪除或無法檢視」：那張報修單已被刪除，或不在這家公司。不打算向租客收的草稿或已確認費用：請公司擁有者或公司管理者按「作廢費用」並填原因，否則退租結算會把它帶入扣抵明細。公司自己付給廠商的支出：系統沒有公司自付記帳欄位，不要為了記帳建立費用記錄。費用記錄頁沒有列印發票的功能。 月費批次產生只接受有效的整數年份與 1 至 12 月，以台北時區判斷月份；租期完全在該月之外或租約已封存，不會產生。部分月份租約先略過並回報筆數，不會自動收整月費用，也不會自動按日折算，請核對約定金額後手動新增。此為批次產生介面的規則，目前費用記錄頁沒有月費批次按鈕。 由用電記錄轉入的費用，在確認與開立應繳帳單時都會重新核對來源。來源讀數或帳單已刪除、月份或分攤房間不符、尚未重算或來源金額已變動時，系統會拒絕並說明原因。請先核對原帳單與實收，再依「更正已開帳或已收款的電費」處理；沒有來源讀數的人工費用仍可照常確認與開帳。 即使總額相同，只要來源讀數編號、起訖讀數、用量、單價、來源帳單、分攤依據或月份與轉換時不同，也必須核對後重新轉換。只改讀數備註、原值重新儲存，或重算後帳務欄位完全相同，不會使原費用失效。保存的快照不足，或計費期間跨月而無法確認來源月份時，同樣不能恢復、確認或開帳；請核對來源月份重新轉換，跨月費用依實際用電另建人工費用。來源未變時仍可人工調整最終金額，計算金額與讀數快照會保留作為核對依據。 儲存為已確認、已開帳或已付款，以及恢復費用時，都會核對這次編輯後的計費期間；後續再改期間也須符合來源月份。來源異常的電費不能改由退租押金扣抵收取，退租自動帶入的說明會標示「來源異常」，修正前無法完成結算。 直接改為「已付款」、恢復作廢帳單、單筆或批量收款及核對付款回報時，也會核對保存後的期間、來源費用狀態與金額；來源失效不能藉舊帳單繼續收款。 來源失效時，作廢帳單或復原收款仍可完成，關聯費用會退回草稿供核對，不會因此重新成立。 由用電記錄轉費用時，計費期間必須在來源月份內。確認、開帳及收款會核對費用的租約、租客與實際保存期間；即使把錯誤期間改回正確月份，若仍掛在下一位租客名下，也不能繼續收費。期間變更涉及承租人變更時，請核對原帳單及實收，依「更正已開帳或已收款的電費」先處理原付款，再作廢原費用、填寫原因並以來源月份重新轉換。不同租客的用電請依實際用量另建人工費用。 自訂計費期間的起迄日期以台北日界計算。若計費期間同一日曆日有兩份租約交接，系統無法判定用電歸屬，會拒絕轉換、確認、開帳或收款；請核對實際用量後另建人工費用。已開立的電費帳單若已部分收款，封存原租約或連帶封存房間後，仍可核對原債務並續收；來源、金額與租客仍須一致。封存租約不能作為新開帳的計費對象。 批次收款失敗時，每筆結果會提供具體原因，請依提示核對來源、計費期間或租客；失敗的帳單不會登錄收款，處理後再重試該筆。 同一筆費用已有有效帳單時，請沿原帳單收款，不要另用「新增收款記錄」重複記帳。新開帳須使用已確認且金額、租約與租客相符的費用；封存租約、房間或房屋後，不可新增來源帳單，既有帳單仍須核對來源後續收。 帳單備註只供說明，填入或修改費用編號不會建立、改變或解除來源關聯。費用帳單請從「費用管理」的費用記錄開立；手動新增的收款記錄是獨立帳單，不會因備註自動連到費用，也不會更新費用狀態。 單筆或批量「生成付款」前會再次確認租約、房間與房屋未封存且租客相符；不符合時該筆不開帳，費用狀態不變。請先核對封存區並還原相關資料。已成立帳單的續收仍沿原帳單辦理，不要另開新帳。 作廢費用：僅公司擁有者或公司管理者在草稿、已確認列可操作；已開帳或已付款的電費先依「更正已開帳或已收款的電費」處理原收款及帳單，再作廢費用。不要用刪除代替保留歷史的更正。 需要輸入對象名稱的確認視窗，會忽略名稱與輸入內容的頭尾空白；仍須輸入正確名稱。 「生成付款」確認窗先列出費用對象、金額與影響筆數，再分開說明截止日期；核對後輸入指定名稱並送出。手機的角色權限說明顯示在頁名下方。 手工新增帳單、單筆或批次費用轉單時，若確認期間有人更換收款設定或更正帳戶資料，送出會被拒絕，畫面重新載入預覽並提示重新確認；本次不新增付款，批次也不推進費用狀態。請等待預覽完成，重新核對銀行、戶名與帳號，再按原確認按鈕送出。
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- 每月電費：建立帳單、抄表與開立租客應繳
- 更正已開帳或已收款的電費
- 更正誤登收款：復原收款並重新登錄
- 設定收款與每月提醒
- 核對每月收入、支出與未收款
- 辦理退租與押金結算
- 公司人員受理及完成報修單
- 設定費用的計算方式，並在新增費用記錄時預填金額
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