設定費用的計算方式，並在新增費用記錄時預填金額
公司擁有者、公司管理者與管理員可在「費用管理」→「費用設定」建立手動設定，為新增費用記錄提供固定費或用量計價預填；本文以管理費與水費示範。預填只是起點，請核對「實際金額」再送出。手動設定可由擁有者或管理者編輯，僅擁有者可刪除。租約週期模式則供固定月費預覽與生成：設定保留歷史、不可刪除，替換費率須由擁有者或管理者建立未來完整週期生效的新版本，房間首次覆寫房屋費率亦同。設定不回寫既有帳單或直接通知租客。電費另見「電費設定：固定單價與分攤方式」。
開始前
- 只有公司擁有者、公司管理者與管理員可讀取費用設定與記錄。管理員可建立初始設定；替換既有週期費率須由公司擁有者或公司管理者操作。一般用戶請交由管理員查詢。
- 費用設定分為「手動」與「依租約週期生成固定月費」。手動設定提供新增記錄的預填；固定月費須明確選週期模式，依租約完整分母及服務期間生成，不能從一般新增費用繞過。用量仍依讀數。設定不回算既有記錄，也不直接建立付款或通知租客。本文原預填步驟使用手動模式。
- 本文步驟使用手動模式：「固定費用」與「按用量計算」會在新增費用記錄時預填；按人數與按比例設定仍須自行核對金額。手動設定可原地編輯，僅公司擁有者可刪除。週期設定保留歷史、不可刪除，變價須建立未來完整週期生效的新版本；房間首次覆寫房屋費率也適用。
- 準備：房屋與房間已建立；要預填的房間有進行中的租約（費用記錄一定綁租約與租客）；備好金額依據，例如管理費約定、水費單價與水表讀數。電費通常用「電費分攤」的「轉為費用記錄」，費用記錄會留下來源抄表，見「電費設定：固定單價與分攤方式」，不在本文處理。
- 範例：晴禾租屋（教學用）的晴禾公寓（教學用）。管理費整棟房屋每月 NT$500；101 房水費 = 基本 NT$60 + 每度 NT$12（最低 NT$100、最高 NT$500）。今天是 2026 年 10 月 14 日，租客陳租客（教學用）。畫面全是教學用資料；日期欄位的顯示格式（月/日/年或年-月-日）依瀏覽器而異，本文一律以 YYYY-MM-DD 敘述。
- 週期模式限正數固定月價，單價與最低收費為 0、不設最高收費；新增時填服務起訖。變價必須建立下一完整週期生效的新設定，系統保留原價並截止舊服務期；一般編輯不能改週期設定或把手動設定改成週期。實際用量不使用本模式。 週期設定不可刪除。替換既有價格須由公司擁有者或公司管理者建立未來完整週期生效的新版本；管理員可建立初始設定，不能藉新增替換舊價。
- 手動預填不會停用或遮蔽週期固定月費。已有同類週期費率時，新增房間或房屋的手動設定同樣須由公司擁有者或公司管理者，在「月費模式」下方的「服務起日」填未來完整週期起日，再按「新增設定」；起租日為 15 日的租約，例如可填下一期 11/15。系統保留原週期設定並繼續生成月費；管理員不能藉新增手動設定停收本期月費。
操作步驟
步驟 1：開啟「費用設定」分頁
位置：左側選單「財務管理」→「費用管理」→ 頁面上方「費用設定」分頁
按左側選單的「費用管理」。進頁預設就是「費用設定」分頁（旁邊的「費用記錄」是每期實際要收的錢，見「確認費用並開立租客應繳」）。標題「費用設定管理」旁有一顆教學按鈕，文字就是本文標題，會另開一頁，不影響手上的表單。第一次使用時清單是空的，畫面寫「尚無費用設定」，右上角有「新增費用設定」，空白處也有「新增第一個費用設定」。「費用管理」在側邊欄一直看得到。頁面上方若寫「費用管理需要個人版以上」，代表公司的方案不含這項功能（例如試用或付費到期後轉為免費版），只能檢視、不能新增或修改，請公司擁有者到側邊欄「方案升級」查看。
看到「費用設定管理」標題、「費用設定篩選」與空清單。這時還沒有任何設定，新增費用記錄時不會有預填。空清單的說明寫明用途：設定好之後，新增費用記錄時會依「固定費用」或「按用量計算」的設定預填金額，仍可手動修改（步驟 5 到 7）；設定不會自動產生費用記錄。
步驟 2：新增管理費的「固定費用」設定
位置：「費用設定」分頁 →「新增費用設定」→「新增費用設定」視窗
按「新增費用設定」。「費用類型」選管理費，「計算方式」選固定費用，「適用房屋」選晴禾公寓（教學用）；「適用房間（可多選）」維持勾選「適用於整個房屋」，代表整棟房屋共用這一條。「基本費用」填 500，「單位費用」填 0，「最低收費」填 0（這三格必填），「最高收費」留空（選填），「說明」可寫用途。「月費模式」維持「手動／一次性」、「服務起日」留空（本例是手動預填；依租約週期自動開立固定月費的寫法見開始前準備）。固定費用只用到基本費用，每期就是這個數字。核對後按視窗內的「新增設定」。
右上角出現「新增成功」與「費用設定已成功新增」，視窗關閉，清單多一筆管理費設定。
步驟 3：新增水費的「按用量計算」設定，只套用 101 房
位置：「費用設定」分頁 →「新增費用設定」→「新增費用設定」視窗
再按「新增費用設定」。「費用類型」選水費，「計算方式」選按用量計算，「適用房屋」選晴禾公寓（教學用）；在「適用房間（可多選）」勾選「101 - 套房」（可勾多間，系統替每間各建一筆設定）。「基本費用」填 60，「單位費用」填 12（每度的價格），「最低收費」填 100，「最高收費」填 500，「說明」可寫用途。按「新增設定」。
右上角出現「批量創建成功」與「成功為 1 個房間創建費用設定」（有勾房間時通知標題是這個），清單多一筆水費設定。若一次勾多間房、其中幾間失敗，會出現「已建立 N 筆費用設定，M 筆失敗」並列出原因，視窗保留失敗的房間，修正後再按。
步驟 4：核對設定清單
位置：「費用設定」分頁的設定清單
每筆設定是一張卡片：標題是費用類型，旁邊是適用範圍（房屋名稱，或房屋名稱加房號）與兩個標籤，分別是範圍（整棟房屋／單一房間）與計算方式；下面依序是基本費用、單位費用、最低收費與說明，最高收費不顯示在卡片上。同一棟房屋同一種費用有多筆時，清單折成一列「N 筆設定，其中 M 筆指定房間」，點開才列出每一筆；要找設定，可用「費用設定篩選」依房屋或費用類型縮小範圍。核對：管理費是整棟房屋、固定費用、基本費用 NT$500；水費是單一房間（晴禾公寓（教學用） 101）、按用量計算、基本費用 NT$60、單位費用 NT$12、最低收費 NT$100。
兩筆設定都在清單上，標籤寫的是中文計算方式。設定到這裡只是規則，還沒有產生任何費用記錄。
步驟 5：新增費用記錄：固定費用自動預填
位置：「費用記錄」分頁 →「新增費用記錄」→「新增費用記錄」視窗
按上方「費用記錄」分頁，再按「新增費用記錄」。「費用類型」選管理費，「房屋」選晴禾公寓（教學用），「房間」選 101，「計費期間開始」填 2026-10-01，「計費期間結束」填 2026-10-31。房間選好後，「計算金額」與「實際金額」自動填入 500，下方寫明依據：「已依「費用設定（固定費用 NT$500）」預填 NT$500。」核對後按「新增記錄」。
出現「新增成功」，清單多一筆管理費 NT$500、狀態「草稿」。草稿還不是租客的應繳款項；確認與開帳見「確認費用並開立租客應繳」。
步驟 6：水費：填上期與本期讀數後預填
位置：「費用記錄」分頁 →「新增費用記錄」→「新增費用記錄」視窗
再按「新增費用記錄」。「費用類型」選水費，房屋與房間同上（晴禾公寓（教學用）、101），計費期間填 2026-10-01 到 2026-10-31。按用量計算要有用量才算得出來：在「上期讀數」填 1000，「本期讀數」填 1020，用量就是 20 度。金額欄自動填入 300，依據寫「已依「費用設定（基本 NT$60 + 單價 NT$12.00 × 20）」預填 NT$300。」，也就是 60 + 12 × 20；這個數字落在最低收費 100 與最高收費 500 之間，所以不調整。讀數沒填完整，或本期小於上期時，不會預填。
「計算金額」與「實際金額」都是 300，視窗尚未送出，系統還沒有建立任何記錄。
步驟 7：實際帳單不同時，改金額再送出
位置：同一個「新增費用記錄」視窗，「實際金額」欄
預填只是起點。假設水公司的實際帳單是 310，把「實際金額」改成 310。一改金額，自動預填就停用，下方改成「金額已手動調整，自動預填已停用。」，旁邊有「恢復自動預填」可以回到 300；「計算金額」維持 300 當參考值。按「新增記錄」，送出的是表單上的數字：實際金額 310、計算金額 300。
出現「新增成功」，清單多一筆水費、狀態「草稿」，金額 NT$310。
步驟 8：核對費用記錄清單
位置：「費用記錄」分頁的清單
在清單找到剛建立的兩筆：水費 NT$310、管理費 NT$500，狀態都是「草稿」。「金額」欄是表單的「實際金額」，不是設定算出來的數字。金額不對時，按該列「編輯」改「最終金額」（需要公司擁有者或公司管理者）；若是雙方協議折讓或加收，改用「調整金額」，它會要求填原因並留下調整紀錄。
兩筆草稿都在清單上。後續確認、開帳與租客看到的畫面，見「確認費用並開立租客應繳」。
步驟 9：沒有可預填的依據時，自己填金額
位置：「費用記錄」分頁 →「新增費用記錄」視窗，費用類型選沒有設定的項目
範例再新增一筆 101 房的清潔費：「費用類型」選清潔費，選好房屋與房間後，視窗下方寫「找不到可用的預填依據（這個房間沒有對應的費用設定，或該計算方式需要入住人數 / 計費基數），請手動輸入金額。」「實際金額」是空的，自己填，再按「新增記錄」。這個提示也會出現在：該費用類型沒有設定、設定是按人數或按比例計算、設定屬於別的房屋或房間，以及按用量計算但還沒填完上期與本期讀數。範例不想建這筆，所以按「取消」；因為已經輸入過內容，系統會問「放棄未保存變更」，按「放棄變更」關閉。
金額欄維持空白，沒有任何自動填入。這是正常情況，不是故障。
步驟 10：調整設定的金額
位置：「費用設定」分頁，目標卡片「編輯」→「編輯費用設定」視窗（公司擁有者、公司管理者）
管理費調漲時，在管理費那張卡片按「編輯」，視窗與新增時相同，帶入現有內容；可以改費用類型、計算方式、適用房屋與房間（整棟房屋的設定，「適用房間」顯示「全部房間」）、各項金額與說明。把「基本費用」改成 600，按「更新設定」。儲存時整張設定依視窗內容整份寫入，所以不需要動的欄位保持原樣即可。要拿掉原有的上限，把「最高收費」清空再儲存；填 0 不是拿掉，而是把上限設成 0，金額會被收到 0。
出現「更新成功」與「費用設定已成功更新」，卡片顯示基本費用 NT$600。之後新增的管理費記錄預填 600；已經建立的管理費草稿仍是 NT$500，不會跟著改，要改請到該筆費用記錄按「編輯」。
步驟 11：不再使用的設定：刪除
位置：「費用設定」分頁，目標卡片「刪除」→「刪除費用設定」確認視窗（只有公司擁有者）
系統沒有「停用」開關，不再使用的設定可刪除；只是暫時不用或要調整時，可先修改數字。按水費卡片的「刪除」，在確認視窗核對房屋、房號、費用類型、計算方式、基本費用與單價；名稱取自該筆設定的適用對象，封存或選單未列出時仍可核對。若顯示正在讀取，請稍候；若無法取得完整對象，請取消並重新載入後再試。確認既有費用記錄及付款帳單會保留、不會自動重算，且設定刪除後無法復原，再按「刪除費用設定」；按「取消」則不會刪除。
出現「刪除成功」與「費用設定已成功刪除」，水費卡片消失。已建立的費用記錄不受影響；之後替 101 房新增水費不再預填。
步驟 12：管理員交接給有權限的同事
位置：「費用管理」頁首角色說明與費用清單
管理員可新增費用設定；「編輯」只顯示給公司擁有者與公司管理者，「刪除」只有公司擁有者可見。請把房屋、房間、費用類型、期間、金額、新數字與依據交給公司擁有者或公司管理者，由對方到「費用設定」的對應卡片按「編輯」，核對後按「更新設定」；需要刪除時交給公司擁有者。頁首會說明目前角色不能執行的操作。
設定沒有改變。有權限的人在「費用設定」按「編輯」即可完成（步驟 10），管理員重新整理畫面就看得到新數字。
完成後
本文手動模式完成後，「費用設定」有管理費與水費兩筆設定。在「新增費用記錄」選到對應房間，可核對預填依據並以實際金額送出。週期模式改由固定月費預覽與生成開立應收；設定不會回寫既有帳單或直接通知租客。
疑難排解
以下原地改價、預填與刪除說明限手動設定；週期固定月費不可刪除，替換價格限公司擁有者或公司管理者建立未來完整週期生效的新版本。房間首次覆寫既有房屋月費也適用。 頁面上方寫「費用管理需要個人版以上」，或沒有「新增費用設定」可按：公司的方案不含費用管理（例如試用或付費到期後自動轉為免費版），可檢視既有資料，擁有者仍可刪除；要新增或修改，請公司擁有者到「方案升級」查看。用量超過免費版額度時，新增與修改受限，仍可依權限封存與刪除，照橫幅說明封存房間或停用成員後即可恢復。新增設定被擋下：「適用房屋」要選（沒有房屋也沒有房間的設定無從判斷歸屬）；基本費用、單位費用與最低收費必填；最高收費不得低於最低收費（會顯示「數值有誤」與「最高收費不得低於最低收費」）。一次勾多間房、部分失敗時，視窗保留失敗的房間，修正後再按。新增費用記錄時沒有預填：先看視窗下方的說明。常見原因是該費用類型沒有設定、設定是按人數或按比例計算（這兩種不預填）、設定屬於別的房屋或房間、按用量計算但上期與本期讀數沒填完整或本期小於上期，或你已經手改過金額（按「恢復自動預填」）。費用類型選電費時，系統優先用該房該月已有的用電記錄預填，見「電費設定：固定單價與分攤方式」。預填的金額和預期不同：看依據那一行，並檢查最低收費與最高收費，它們會把算出的金額拉到範圍內；同一房間同一費用有多筆設定時，房間設定優先於整棟房屋設定，同層級取最新建立的那筆。想拿掉最高收費：在「編輯」把「最高收費」清空再按「更新設定」，原本的上限就會清除；填 0 不是拿掉，而是把上限設成 0。清單卡片不顯示最高收費，要開「編輯」才確認。想暫停某個設定：畫面沒有停用開關，改數字或刪除；刪除無法復原，要用時再新增。管理員按「編輯」或「刪除」失敗：修改需要公司擁有者或公司管理者，刪除只有公司擁有者，見步驟 12。改了設定，已建立的費用記錄金額沒變：設定只影響之後新增時的預填；要改已建立的記錄，到該筆費用記錄「編輯」或「調整金額」。設定不會自動每月產生費用：費用記錄要自己新增，或用電費的「轉為費用記錄」。 最高收費為 0 時，自動預填與費用試算都會得到 0；例如固定費用 300、最低收費 0、最高收費 0，預填金額就是 0。若要改成其他金額，請明確手動調整「實際金額」並核對原因；清空最高收費才代表不設上限。 本文的原地改價、預填與刪除範例限手動設定；週期設定請用新增下一期版本，已開快照不得改寫。 建立未起租租約、延長租期或新增固定月費版本，都會核對已知租約的計費邊界，未起租租約也包含在內。若 11/15 起租，替換原月費可從 12/15 生效，不能填 11/20 切開第一期；不同起租日請分房間設定。