公司人員受理及完成報修單
適用於可管理該房屋報修資料、且公司方案含報修單（個人版以上）的公司人員。本文說明從篩選租客提交的待處理報修、填寫負責人與處理說明，到逐步更新狀態並確認完成；完成後若維修款要向租客收，在已完成的報修單按「記錄維修費」，系統帶入房間、租約、完成日與報修內容，確認金額後就在「費用管理」建立一筆「維修費」草稿，再交給有權限的人確認與開帳。這筆費用會掛在報修單上，完成後管理員以上可在報修單的內容裡看到已記錄的費用。報修單本身沒有金額欄位，完成時也不會自動建立費用記錄或租客帳單；「已完成」不代表維修款已付，也不代表這筆錢由租客負擔。
開始前
- 使用有該房屋管理權限的公司帳號登入；報修單是個人版以上的功能（試用期間也可用）；免費版打開「報修單」，頁面上方會寫「報修單需要個人版以上」，只能檢視既有報修單，不能新增或改狀態；試用或付費方案到期後，系統會自動轉為免費版，也會是這個狀態。檢視清單需要登入及功能權限，新增、編輯與狀態變更另需有效的編輯權限。步驟 8 之後要記錄費用，公司方案還需要含「費用管理」（個人版以上），而且帳號是管理員以上（管理員、公司管理者、公司擁有者）；方案不含費用管理或角色不足時，已完成的報修單上不會出現「記錄維修費」；「已記錄的費用」摘要、明細與「前往費用記錄」僅管理員以上可見，不看方案；一般用戶請交由管理員查詢費用。
- 報修單由租客依其有效租約提交，或由公司人員在「報修單」建立。系統不提供報修照片上傳；「負責人 / 廠商」是文字欄位，可填公司同仁或外部廠商名稱，不需對方有系統帳號。
- 報修單與費用是兩份資料：報修單沒有金額欄位，按「已完成」只會記錄完成時間，不會建立費用記錄、付款帳單，也不會通知租客。要向租客收維修款，在已完成的報修單按「記錄維修費」（步驟 8）：它在「費用管理」新增一筆費用類型「維修費」的費用記錄，並把報修標題、地點、日期、處理說明與報修單編號預填進備註。費用記錄會掛在報修單上，兩邊可以互相前往：報修單展開的內容列出已記錄的費用，費用記錄那一列寫著來源報修單。
- 「已完成」只代表維修做完，不代表維修款已付給廠商，也不代表這筆錢要由租客負擔。是否向租客收取，依租約與雙方約定由公司判斷，系統不會判斷。公司自付的維修款，系統沒有專屬的記帳欄位；費用記錄是向租客收款用的，不打算向租客收的費用不要建成費用記錄（草稿與已確認的費用還會被退租結算帶入扣抵明細）。
- 租客在「我的租屋」→「報修」看得到報修標題與故障描述、優先度、狀態、「處理單位」（就是「負責人 / 廠商」）與完成時間，看不到「處理說明」。所以金額、零件與廠商細節可以寫在「處理說明」，要讓租客知道的內容請另外傳達。
- 費用記錄各步驟的權限：「記錄維修費」與新增草稿可由公司擁有者、公司管理者或管理員做；「確認」與更正金額（「編輯」）需要公司擁有者或公司管理者；「刪除」只有公司擁有者。範例：晴禾公寓 101 房，租客林小安（教學用）的「浴室水龍頭漏水」，2026-10-06 由示範水電行（教學用）更換止水零件，示範費用 NT$800。畫面全是教學用資料；日期欄位的顯示格式依瀏覽器而異，本文以 YYYY-MM-DD 敘述。
- 在「屋況檢查待開單」按「開立報修單」時，可留空選填維修備註：系統優先取維修備註，再取整體描述產生標題與內容；兩者皆空時會保留來源屋況並提示依來源確認維修內容。
- 文末新增的角色限制與例外步驟只在遇到相應情況時使用，不是正常流程後必做。
操作步驟
步驟 1：篩選待處理報修單
位置：公司端「報修單」頁面的「處理狀態」篩選
在「處理狀態」選「未結案」，核對報修標題、房屋與房間。未結案包含「待處理」、「已受理」及「處理中」；只看新單時可直接選「待處理」。
清單顯示尚未結案的報修單；狀態為「待處理」者尚未受理。
步驟 2：填寫負責人與處理說明
位置：公司端「報修單」目標列 →「編輯」→「編輯報修單」視窗
按該列「編輯」，在「負責人 / 廠商」填入承辦人或廠商，於「故障描述」補充確認的故障情形，再按「儲存變更」。「故障描述」租客端也看得到，只寫故障情形；金額與內部備註之後寫在「處理說明」。
報修單顯示已儲存的負責人及描述。接著使用清單上的「變更狀態」記錄受理與處理進度。
步驟 3：受理租客報修
位置：目標列「變更狀態」→「變更處理狀態」視窗
確認本次要處理的報修，選「已受理」，核對負責人並按「確認變更」。
該筆狀態改為「已受理」，表示公司已接手安排處理；租客端重新載入後也能看到進度。
步驟 4：記錄開始處理
位置：已受理的報修列 →「變更狀態」
實際開始處理後再次按「變更狀態」，選「處理中」，依需要補充「處理說明」，再按「確認變更」。
狀態改為「處理中」。負責人與處理說明保留在報修單，接著依實際維修結果完成結案。
步驟 5：完成維修並記錄結果
位置：報修單清單目標列的「變更狀態」按鈕與「變更處理狀態」對話框
確認維修已完成後，按「變更狀態」。核對目前狀態為「處理中」，在「變更為」選「已完成」，補上「負責人 / 廠商」與「處理說明」（換了什麼零件、找了哪家廠商、花了多少；這欄只有公司人員看得到），再按「確認變更」。
完成確認後，報修單狀態變成「已完成」，系統記錄完成時間；終態報修單不能再修改內容或轉回處理中。「已完成」不會建立費用記錄或帳單；維修款要向租客收時，照步驟 8 到 10 處理。
步驟 6：確認已完成清單
位置：「報修單」頁面的「處理狀態」篩選與報修單清單
將「處理狀態」改為「已完成」，核對該筆標題、負責人與完成時間，再按該列「內容」展開，確認「處理說明」與實際維修結果一致；展開的內容最下面是「已記錄的費用」，還沒記錄過費用時寫「還沒有記錄費用。」。已完成的報修單不能再變更狀態或編輯，操作欄只剩「內容」（展開後是「收合」）與「記錄維修費」；「記錄維修費」只有公司方案含「費用管理」（個人版以上）、且你是管理員以上才看得到。
清單列出該筆「已完成」報修單與完成日期，展開的內容有「已記錄的費用」，目前寫「還沒有記錄費用。」；有權限時，操作欄多一個「記錄維修費」。
步驟 7：確認租客看到的處理結果
位置：租客帳號：「我的租屋」→「報修」
請租客，或用租客帳號，登入「我的租屋」→「報修」，找到同一張單。租客看到的是報修標題與描述、優先度、狀態「已完成」，以及「處理單位」（您填的「負責人 / 廠商」）與「完成時間」；看不到「處理說明」，也看不到任何費用。完成時系統不會自動通知租客，需要時請另外告知處理結果。
租客端的狀態與公司端一致。租客頁面沒有費用或帳單；之後若要向租客收維修款，會是另一筆獨立的帳單。
步驟 8：從報修單記錄維修費
位置：「報修單」清單，已完成的那一列 →「記錄維修費」→「記錄維修費」視窗
只有打算向租客收這筆維修款時才做這一步。在已完成的報修單那一列按「記錄維修費」。視窗上方說明這是在費用管理新增一筆「維修費」費用記錄，下面已經帶好：「費用類型」固定是「維修費」；「租約」依序取報修單記的租約、該租客在這間房的租約、這間房唯一一份有效中的租約，都對不上時留空，請自己選，系統不會替你猜；「費用日期」預設為報修單的完成日（範例 2026-10-06），同時當作費用期間的起訖日；「備註」預填報修標題與地點、建立與完成日期、處理說明與報修單編號，下方的說明寫著這筆費用也會掛在這張報修單上。你只需要在「金額」填 0 以上的數字（必填，範例 800），核對租約與備註後，按「新增費用記錄」。
右上角通知「已新增維修費費用記錄」，視窗關閉，畫面仍在「報修單」頁。系統在「費用管理」建立一筆類型「維修費」的「草稿」，金額就是你填的 NT$800。這筆費用已掛在這張報修單上，下一步就在報修單的內容裡看得到。
步驟 9：在報修單的內容確認已記錄的費用
位置：「報修單」清單，已完成的那一列 →「內容」→「已記錄的費用」
記錄完成後仍在「報修單」頁。該列已展開時，往下看「已記錄的費用」；沒展開就按該列「內容」。這裡列出這張報修單已記錄的費用：先是筆數與合計（範例「1 筆，合計 NT$800」），再來是每一筆的日期、費用類型、金額與狀態（範例「2026/10/06 維修費 NT$800 草稿」）。已取消的費用照樣列出，但不計入合計。「前往費用記錄」會開啟費用管理，需管理員以上，不看方案。一般用戶不顯示此入口，請交由管理員查詢。
「已記錄的費用」顯示 1 筆、合計 NT$800，狀態「草稿」。這只表示費用記下來了，租客還看不到，也還沒有收款。同一張報修單可以再按「記錄維修費」多記幾筆，合計會加總。
步驟 10：核對對應，交給有權限的人決定是否收款
位置：「費用管理」→「費用記錄」清單（剛建立的草稿），對照「報修單」清單
核對這一列：「費用類型」維修費、「房間」晴禾公寓 - 101、「計費期間」2026/10/06 ~ 2026/10/06、「金額」NT$800、「狀態」草稿。「費用類型」下方顯示「來源：報修單「浴室水龍頭漏水」」，按下會回到那張報修單（下一步），用它與「報修單」清單的標題、房間、完成日與「處理說明」核對；要只看這張報修單記的費用，改從報修單內容的「前往費用記錄」進來，清單就只列那一張的費用。接著把報修單標題、金額、金額依據（發票或收據）與「是否依租約向租客收取」交給公司擁有者或公司管理者：要收，由對方按「確認」，再按「生成付款」指定截止日（見「確認費用並開立租客應繳」步驟 4 到 8）；不收，請公司擁有者「刪除」這筆草稿，不要留著。
草稿留在清單等有權限的人處理，報修單仍是「已完成」。確認與開帳之前，租客看不到任何費用，也沒有被通知。
步驟 11：從費用回到來源報修單
位置：「費用管理」→「費用記錄」清單，維修費那一列的「來源：報修單…」→「報修單」頁
按維修費那一列「費用類型」下方的「來源：報修單「浴室水龍頭漏水」」。系統開啟「報修單」頁，只列出那一張並自動展開，上方的提示列寫「只顯示從費用記錄前往的這張報修單。」。上方各狀態的筆數仍是全部報修單的數量，其他報修單不是不見，是被篩掉了。要看全部報修單，按提示列的「顯示全部報修單」。「來源」只是檢視連結，不看方案，免費版也可以按。
看到那張報修單展開的內容，「已記錄的費用」列出這筆維修費。按「顯示全部報修單」後回到完整清單，提示列消失。
步驟 12：公共區域的報修單：記不了維修費
位置：「報修單」清單，沒有指定房間的已完成報修單 →「記錄維修費」
報修單沒有指定房間（例如走廊燈管這類公共區域）時，按「記錄維修費」，視窗不會出現表單，只說明這張報修單沒有指定房間，費用記錄必須掛在某個房間的租約上，所以無法從這裡記錄；按「關閉」離開。已完成的報修單不能再編輯，畫面上沒有補房間的地方。要向租客收這類維修款，請到「費用管理」→「費用記錄」按「新增費用記錄」，費用類型選「維修費」，自己選房屋與房間，備註寫上報修單標題與完成日（這樣記的費用不會掛在報修單上，報修單的內容看不到它，要對照就看備註）；公共區域的維修款是否向租客收取、怎麼分攤，依租約與雙方約定由公司判斷，系統沒有分攤功能。
視窗關閉，沒有建立任何費用記錄；費用管理的清單與剛才相同。
步驟 13：一般用戶：查看處理資訊並交接費用
位置：一般用戶 → 報修單 → 展開內容
查看報修的故障描述與處理資訊；需要費用明細時，將報修標題交給管理員以上同事查詢。
一般用戶看不到費用摘要、合計、逐筆費用或前往費用記錄。
步驟 14：替代流程：刪除誤建的待受理報修單
位置：待受理報修單 → 刪除 → 確認視窗
核對房屋、房號與標題，以及刪除 1 筆、不可復原、已記錄維修費保留的說明。確定誤建才按「刪除報修單」；需要保留時按「取消」。
取消後報修單仍存在；刪除不會連帶刪除已記錄的維修費。
步驟 15：從屋況檢查開立報修單
位置：報修單 → 屋況檢查待開單
核對房屋、房間及檢查日期，按對應的「開立報修單」。維修備註優先作為報修內容，其次為整體描述；都未填時仍保留來源。
來源屋況將連到報修單；這項操作不會新增維修費。
步驟 16：開單結果不明時對同一來源重試
位置：屋況檢查待開單 → 開單失敗通知
若開單失敗但原項目仍在，確認連線後對同一筆屋況再按「開立報修單」，不要另建一般報修單。
重送同一來源會取得原報修單，避免因回應中斷而重複建單。
步驟 17：核對報修內容與來源
位置：報修單 → 展開內容
開啟新單的「內容」，核對來源屋況、備註或描述。兩者皆空時會提示依來源確認維修內容，請查看來源後安排處理。
範例的三筆屋況各只有一張報修單，沒有自動新增費用。
完成後
該報修單在「已完成」篩選中可查到，並有完成時間與處理說明，即完成登錄。一般處理順序為「待處理」→「已受理」→「處理中」→「已完成」；系統允許依實際情況跳過中間狀態，也允許從待處理或已受理直接完成。若維修款要向租客收：費用管理有一筆類型「維修費」的費用草稿，費用類型下方寫著「來源：報修單…」，報修單展開的內容在「已記錄的費用」列得出這一筆，金額與處理說明一致，並已交給公司擁有者或公司管理者決定是否確認與開帳。報修完成、費用建立與租客付款是三件各自獨立的事，系統不會自動連動；費用只會掛在你按「記錄維修費」的那張報修單上。
疑難排解
若看不到報修單，清除房屋、搜尋及狀態篩選，並確認登入公司與房屋權限。若出現功能或編輯權限錯誤，請確認公司方案含報修單（個人版以上）且帳號有相應權限。終態「已完成」與「已取消」不能再次編輯或轉移；若需追蹤新一輪工作，請建立新單保留原處理歷史。報修狀態更新不會自動傳送 LINE 通知，需要讓租客知道處理結果時請另外聯絡。完成後費用記錄沒有自動出現：報修單不會建立費用，請在已完成的報修單按「記錄維修費」（步驟 8）。找不到「記錄維修費」：只有「已完成」的報修單才有；公司方案須含「費用管理」（個人版以上），而且你的帳號要是管理員以上。一般用戶請交給管理員以上的同事處理，若這位成員的日常工作確實需要，再由公司擁有者評估是否調整角色。視窗裡的「租約」欄是空的：報修單記的租約已封存或不在清單中時，系統不會自動改選，避免把維修費記到後來的租客頭上，請自己確認這筆費用該由哪一份租約負擔；這個房間完全沒有租約時，視窗會說明無法記錄費用。報修單沒有房間（公共區域）：記不了，見步驟 12。費用清單看不出對應哪張報修單：從「記錄維修費」記的費用，「費用類型」下方會寫「來源：報修單「…」」，按下就回到那張報修單；沒有這一行的費用不是從報修單記的（例如在費用管理手動新增），要對照就按該列「編輯」看「備註」，裡面有報修單標題、地點、日期與報修單編號。這一行寫「來源報修單已刪除或無法檢視」，代表那張報修單已被刪除，或不在這家公司；「來源」只是檢視連結，不看方案。報修單的內容沒有「前往費用記錄」：這張報修單還沒有記錄過費用。按「新增費用記錄」被拒絕，訊息說「找不到這張報修單，或它不屬於您的公司」：報修單在視窗開著時被刪掉了，回到報修頁重新開啟「記錄維修費」。這項關聯上線之前記的維修費：只要備註裡的報修單編號沒被改過、報修單還在，系統已補上關聯；備註被改過的沒有補上，請照備註對照。月度匯總的「維修費用」只計類型為維修費、且狀態為已確認或已付款的費用，草稿與已開帳單不計入；更早以前類型選「其他」記的維修款不在這一欄。租客說看不到處理說明或金額：設計上租客端不顯示處理說明。維修款開帳後，租客的「繳費」會以「水電費」類型顯示，租客看不到費用類型與備註，請另外告知這是維修款；若希望帳單類型直接是「維修費」，可改在「收款管理」手動新增「維修費」收款記錄（見「手動新增單筆收款記錄：建立應收帳單並登錄收款」），那一筆不會連到費用記錄，到期日是選填，不填就沒有到期日，也不會顯示逾期。不向租客收的維修款：不要建立費用記錄；已建立的草稿請公司擁有者刪除，否則退租結算會把它帶入扣抵明細。需要重新處理同一問題：建立新的報修單，保留原本的處理歷史。 屋況轉報修時若畫面提示失敗，可對同一來源重試；系統會回到該屋況已建立的報修單，不會再新增一張。需要登記另一次故障時，請另建報修單或新的屋況記錄。 刪除尚未受理的單據時，確認按鈕為「刪除報修單」；核對對象後才送出，取消不會刪除。 確認內容會列出刪除 1 筆報修單、指定對象、刪除後無法復原，以及已記錄的維修費會保留。 「屋況檢查待開單」的摘要會先顯示去除前後空白的維修備註；備註只有空白時改顯示整體描述，兩者都只有空白時顯示沒有維修備註的提示。