手動新增單筆收款記錄：建立應收帳單並登錄收款
在「收款管理」按「新增收款記錄」，選對租約與付款類型、填應收金額，先建成一張未收的帳單，之後依銀行實際入帳按「收款」登錄實收，可以分次收，每次收款各記一筆「收款明細」、依各自的入帳日歸月；錢已經收到時，也能在新增時直接記成「已收足」。以補開陳租客 2026 年 10 月租金 NT$12,000、先收 7,000 再收 5,000 示範，並說明同月份不能重複，以及「到期日」：租金留空時依租約每月繳款截止日帶入，過了到期日仍未收足會列為逾期，填錯或要改期時，尚未收足的帳單可以直接在「編輯」更正。
開始前
- 週期租約的租金請從租約詳情預覽並單期開立，或由具權限且已開通租金自動化的管理者使用全公司批量預覽。新增收款記錄選到週期租約時會直接顯示這個入口；本篇舊月份租金示例只適用尚未改用週期的舊租約。押金、水電與其他帳款仍可手動新增。
- 適用對象與權限：公司擁有者、公司管理者與管理員可以「新增收款記錄」與按「收款」；「編輯」（含作廢）與「復原收款」限擁有者與管理者，「刪除」只有擁有者。一般用戶只能查看，沒有新增與收款按鈕（見步驟 13）。手動新增收款記錄與登錄收款所有方案都能用（含免費版）。試用或付費方案到期後，系統會自動轉為免費版；手動新增與收款是免費版就有的功能，轉換後照常使用，只有轉換完成前（通常數分鐘內）暫時無法新增或收款。免費版用量超過額度（5 間房、1 位使用者）時整個公司唯讀，同樣無法新增或收款，照橫幅的說明封存房間或停用成員後即可恢復。
- 本篇用於一次性款項及舊日曆月帳。已啟用週期計費的租金必須從租約詳情預覽並開立指定期間，或使用「批量建立並檢查每月租金帳單」；免費版也可單期開立，不能用一般新增租金繞過。費用從來源費用開帳，押金優先用押金管理。
- 週期租金使用租約詳情的單期生成或批量租金；每日台北 09:00 自動準備仍需排程與方案啟用。以下手動租金欄位只適用未切換的舊帳核對；一般水電費不會建立抄表來源，請從費用記錄開帳。
- 開始前準備：銀行入帳的日期與金額；確認該租約是「進行中」（新增時只列進行中的租約）；先在「收款管理」搜尋租客與月份，確認沒有同一期的帳單。
- 範例：陳租客（教學用）住晴禾公寓（教學用）101 房，月租 12,000 元。租約在本月批量出帳之後才建立，所以清單裡沒有 2026 年 10 月的租金，要手動補開。租約的每月繳款截止日是 10 日。今天是 2026 年 10 月 14 日；租客 10 月 12 日匯入 7,000 元、10 月 14 日匯入 5,000 元；另外 10 月 13 日現金收到冷氣濾網更換的維修分攤 1,500 元。示範公司的「自動出帳」是「未啟用」（收款管理頁面上方的提示框會寫）。畫面全是教學用資料。
- 到期日：「新增收款記錄」有選填的「到期日」。「付款類型」是租金而且留空時，系統依租約的「每月繳款截止日」帶入（範例是每月 10 日，所以 2026 年 10 月租金的到期日是 2026-10-10），過了這天仍未收足就列為逾期；一次性款項（押金、水電費、維修費、其他）留空則沒有到期日，不會逾期，要追收請自己填。到期日填錯或要改期時，在該列的「編輯」更正（見步驟 5）。
- 日期欄位的顯示格式（月/日/年或年-月-日）依瀏覽器而異，本文一律以 YYYY-MM-DD 敘述。
- 通知與租客可見：新增一張未收的帳單本身不會發送通知；登錄實收（按「收款」，或新增時選「已收足」）可能排入「收款確認」LINE 通知，排入不等於送達，結果請到「LINE 通知紀錄」查看。租客帳號已開通時，租客端的繳費記錄會看到這筆應收。
操作步驟
步驟 1：先確認這位租客這一期還沒有帳單
位置：左側選單「財務管理」→「收款管理」
開啟「收款管理」，在「搜尋」輸入租客姓名（範例：陳租客（教學用）），看清單裡有沒有同一份租約、同一個「租金月份」的租金帳單。範例中陳租客只有一筆「押金」，沒有「2026年10月」的租金，所以可以補開。想看整個月份時，在「搜尋」輸入 2026-10。
清單只剩這位租客的記錄，確認沒有同一期的租金帳單。如果已經有，不要新增：直接在那一列用「收款」登錄，或請擁有者／管理者用「編輯」更正。這一步只是查看，還沒有改變任何資料。
步驟 2：手機查看帳單與篩選
位置：手機「收款管理」
先查看帳單清單；要找特定租客、月份或狀態時，按「搜尋與篩選」展開條件。可直接按「只看逾期」；已有條件時會顯示摘要與清除入口。
清單優先顯示；篩選收合時仍可辨識是否套用了條件。
步驟 3：開啟「新增收款記錄」表單
位置：「收款管理」頁面上方按鈕列
按「新增收款記錄」。表單的欄位是：「租約」（必填，只列進行中的租約，格式「房屋 / 房號 / 租客 — 月租」）、「付款日期」（必填）、「應收金額 (NT$)」（必填，選了租約會自動帶入月租）、「付款類型」（租金、押金、水電費、維修費、其他，預設「租金」）、「付款方式」（選填）、「付款狀態」（「已收足」或「尚未收款」，預設「已收足」）、「租金月份」（付款類型是「租金」時必填）、「到期日」（選填；租金留空會依租約的「每月繳款截止日」自動帶入，一次性款項留空則沒有到期日）與「備註」。
出現空白的「新增收款記錄」視窗，「租金月份」旁邊是選填的「到期日」。注意「付款狀態」預設是「已收足」：要開成還沒收款的帳單，下一步一定要改成「尚未收款」。
步驟 4：週期租約改走租約預覽
位置：「新增收款記錄」→ 選擇週期租約
看到「這份租約使用週期租金帳單」時，按「前往這份租約預覽租金」。有批量權限時另可按「查看全公司週期預覽」，請核對所有租約。已有帳單時回清單登記實收；要記錄押金等項目，按「記錄其他類型帳款」再選正確類型。
進入正確的預覽入口，無須填寫舊的租金月份表單。
步驟 5：填寫未收的租金帳單
位置：「新增收款記錄」視窗
「租約」選「晴禾公寓（教學用） / 101 / 陳租客（教學用）」，「應收金額 (NT$)」會自動帶入 12000。「付款日期」填 2026-10-01：還沒收款時填帳單所屬月份的 1 日。「付款類型」維持「租金」，「付款狀態」改選「尚未收款」，「租金月份」選 2026-10，「付款方式」留空，「備註」填「10 月租金（手動補開）」。「到期日」留空：租金會依租約每月 10 日的繳款截止日自動帶入 2026-10-10；如果這一筆是一次性款項（維修費、其他等），沒有每月截止日，要追收就自己填到期日，留空就沒有到期日。
視窗顯示以上設定，「到期日」是空白的，送出後才由系統帶入。這一步還沒有送出，系統尚未建立任何帳單。
步驟 6：儲存，確認帳單與到期日出現在清單
位置：「新增收款記錄」視窗右下角 →「收款管理」清單
按視窗右下角的「新增收款記錄」。送出後視窗關閉，清單回到「收款管理」。
出現「新增成功」「收款記錄已成功新增」。清單多一列：租金、「2026年10月」、應收 NT$12,000、未收 NT$12,000，金額欄多了系統帶入的「到期：2026/10/10」，操作欄有「收款」。今天是 10 月 14 日，已經過了到期日，所以狀態是「逾期」並標示「逾期 4 天」；如果建立時還沒過到期日，狀態會是「待付款」，過了到期日仍未收足就列為逾期。租客帳號已開通時，租客端的繳費記錄也看得到這筆；目前還沒有收到任何錢。
步驟 7：到期日不對時，用「編輯」更正
位置：「收款管理」清單，該帳單那一列的操作欄 →「編輯付款記錄」視窗（只看不改，本例的到期日是對的）
到期日填錯，或租客與你另約繳款日時，在該帳單那一列按「編輯」（限擁有者與管理者，其他角色沒有編輯按鈕）。視窗標題是「編輯付款記錄」，最上面一行寫「已收 NT$0，尚欠 NT$12,000」，已收金額在這裡不能改。「租金月份」旁邊是「到期日」，目前是 2026-10-10；標籤旁有紅色星號，代表必填，原本有到期日的帳單不能清空。欄位下方的提示是「儲存後依新的到期日重新判斷是否逾期。已收足的帳單不能改到期日。」要改時，把日期改成新的那一天，按右下角的「更新付款記錄」。本例的 10 月 10 日是對的，不要儲存，按「取消」關閉視窗。
視窗關閉，帳單沒有任何變動。如果真的改了日期並按「更新付款記錄」，會出現「更新成功」「付款記錄已成功更新」，清單金額欄的「到期：」換成新日期，並重新判斷逾期：例如改成 2026-10-20，今天 10/14 還沒到期，狀態就回到「待付款」，「逾期 4 天」消失；改成已經過去的日期，則會變成逾期。已收足或已作廢的帳單，編輯視窗裡沒有「到期日」欄位。
步驟 8：同一個月份的租金不能建第二張
位置：「收款管理」→「新增收款記錄」視窗（防護說明，不用照做）
同一份租約、同一個「租金月份」已有未作廢的租金帳單時，再按「新增收款記錄」送出，會出現「新增失敗」與「此租約 2026-10 月份的租金已存在」。視窗不會關閉，也沒有建立第二張。按「取消」，回清單找原本那一張，用「收款」登錄，或請擁有者／管理者用「編輯」更正。已作廢的那一張不算，作廢後可以重新新增。
清單仍只有一張 2026 年 10 月的租金帳單。注意：按「取消」關閉視窗後，再開啟時表單會保留上一次沒送出的內容，下一次新增前請逐欄確認，特別是「租金月份」。
步驟 9：銀行入帳後，按「收款」登錄第一筆
位置：「收款管理」清單，該帳單那一列的操作欄 →「收款」視窗
銀行對帳確認陳租客 10 月 12 日匯入 7,000 元。在那一列按「收款」。視窗上方顯示收款對象「陳租客（教學用） / 101 / 2026-10」、應收 NT$12,000、尚欠 NT$12,000。「收款日期」填 2026-10-12（以租客實際付款日為準，不可選未來日期），「收款方式」選「銀行轉帳」，「本次實收金額」把預設的 12000 改成 7000，視窗會提示「本次收 NT$7,000，尚欠 NT$5,000」。「備註」留空，才會保留帳單原本的備註。按「確認收款」。 實收日期以台北日曆日判定，不可晚於台北今天；可補登過去實際入帳日。
出現「收款完成」「已登記本次收款 NT$7,000，尚欠 NT$5,000」，視窗關閉，這張帳單的「收款明細」記下第一筆（2026/10/12、NT$7,000）。「本次實收金額」是這一次收到的數字，不是累計，也不能超過尚欠。
步驟 10：核對部分收款後的帳單
位置：「收款管理」清單，同一列
看這一列：狀態「部分收款」，下方加註「逾期 4 天」；金額欄應收 NT$12,000、已收 NT$7,000、未收 NT$5,000、到期 2026/10/10；「付款資訊」的日期變成 2026/10/12、方式「銀行轉帳」；備註仍是原來的。操作欄仍有「收款」（還欠錢）與「復原收款」。拿銀行入帳紀錄對照已收金額。
已收與銀行紀錄一致，剩 NT$5,000 尚未收到，帳單還沒結清。因為已過到期日，這張帳單仍列為逾期（部分收款也算），按「只看逾期」會看到它，可以接著用「追蹤逾期租金與處理催繳通知」的流程追尾款。
步驟 11：收到尾款時再按「收款」
位置：「收款管理」清單，同一列 →「收款」視窗
10 月 14 日銀行收到剩下的 5,000 元。再按該列的「收款」。視窗摘要現在是應收 NT$12,000、已收 NT$7,000、尚欠 NT$5,000，摘要下方多了「已登記的收款」，列出先前登錄的那一筆：2026/10/12、銀行轉帳、收款登錄、NT$7,000、標籤「有效」；「收款日期」預設今天 2026-10-14，「收款方式」沿用「銀行轉帳」，「本次實收金額」預設帶入尚欠的 5000，並提示「本次收 NT$5,000，收款後即結清」。這一次會另記成新的一筆，依你填的「收款日期」歸月，不會動到前面那一筆。與銀行入帳一致就按「確認收款」。
出現「已登記本次收款 NT$5,000，這一期已結清」，視窗關閉。這張帳單現在有兩筆收款明細：10/12 的 NT$7,000 與 10/14 的 NT$5,000，各依自己的入帳日歸月（兩筆都在 10 月）。
步驟 12：確認這一期已繳清
位置：「收款管理」清單，同一列
看這一列：狀態「已付款」，不再有「逾期」標示；應收 NT$12,000、已收 NT$12,000，沒有「未收」，金額欄仍列「到期：2026/10/10」；「付款資訊」的日期是 2026/10/14，也就是最後一次的收款日期；操作欄不再有「收款」，改成有「復原收款」。
這一期租金完成。要看每一次收款，按該列的「查看詳情」，最下方的「收款明細」有 10/12 的 NT$7,000 與 10/14 的 NT$5,000 兩列；收入依這兩列各自的入帳日歸月，「付款資訊」的付款日期只顯示最後一次。如果尾款拖到 11 月才入帳，7,000 仍歸 10 月、5,000 歸 11 月。已收足的帳單不再有「收款」；若登錯金額，請看「更正誤登收款：復原收款並重新登錄」。團隊版的「操作日誌」可以看到這筆的「新增」與「確認付款」紀錄。
步驟 13：錢已經收到的一次性款項：新增時直接記成已收足
位置：「收款管理」→「新增收款記錄」視窗
範例：10 月 13 日現金收到 1,500 元冷氣濾網更換費用。按「新增收款記錄」，若表單還留著上一次沒送出的內容，逐欄確認或改掉。「租約」選陳租客那一份；「付款日期」填實際收款日 2026-10-13；「應收金額 (NT$)」改成 1500；「付款類型」選「維修費」；「付款方式」選「現金」；「付款狀態」選「已收足」；「租金月份」留空（只有「租金」才必填）；「到期日」留空（已經收足，不需要追收）；「備註」填「濾網更換費用，現金收訖」。按「新增收款記錄」。選「已收足」時，實收會直接補成與應收相同，並記成一筆收款明細，入帳日就是你填的「付款日期」（2026-10-13）；如果只收到一部分，不要選「已收足」，改建成「尚未收款」再用「收款」登錄；而且這類一次性款項沒填到期日就沒有到期日，不會逾期，要追收就填「到期日」。 實收日期以台北日曆日判定，不可晚於台北今天；可補登過去實際入帳日。
出現「新增成功」「收款記錄已成功新增」，清單多一列維修費。這一筆不必再按「收款」。
步驟 14：核對清單裡的三筆款項
位置：「收款管理」清單（搜尋「陳租客」）
清單現在有三筆：租金（2026年10月，已付款，應收 NT$12,000、已收 NT$12,000，到期 2026/10/10，付款日期 2026/10/14，銀行轉帳）、維修費（租金月份顯示「-」，已付款，NT$1,500，付款日期 2026/10/13，現金）、押金（已付款 NT$24,000）。每一筆的「應收」是帳單金額，「已收」才是實際收到的錢。
新增的兩筆都已結清。如果新增錯了：還沒收款、也沒有憑證的帳單，擁有者可以按「刪除」（刪除後無法復原）；其他情況請擁有者或管理者在「編輯」把「付款狀態」改成「作廢這筆款項」，作廢會保留紀錄；實收登錯用「復原收款」。
步驟 15：一般用戶不能新增：交給有權限的同事
位置：一般用戶帳號 → 收款管理清單
一般用戶可讀取清單，但沒有「新增收款記錄」「收款」「編輯」「復原收款」按鈕。把租客、租約、付款類型、租金月份、應收金額、備註及銀行實際入帳日交給公司擁有者、公司管理者或管理員新增與收款；編輯及復原則交給擁有者或管理者。
有權限的同事新增並登錄後，你重新整理「收款管理」就會看到那一列。
完成後
完成的判斷是：帳單的「應收」是你要收的金額，「已收」與銀行實際入帳一致，「未收」為 0，狀態「已付款」。範例中，10 月租金應收 NT$12,000，已收 7,000 + 5,000 = 12,000，付款日期 2026/10/14，收款明細兩筆（10/12 的 7,000、10/14 的 5,000）各依入帳日歸月；維修費 NT$1,500 已收足，付款日期 2026/10/13。還沒收齊的帳單仍是「待付款」「部分收款」或「逾期」：有到期日的帳單過了到期日仍未收足，就會列為逾期並出現在「只看逾期」；一次性款項沒填到期日就不會逾期，請用「狀態」篩選自行追蹤，或在「編輯」替還沒收足的帳單補上到期日。收款人核對入帳後，再用「收款」登錄。
疑難排解
選單裡找不到租約：新增時只列「進行中」的租約，已到期或已終止的租約不在其中；請先到「租約管理」確認狀態，選項超過上限時也會被截斷，請先縮小範圍。送出時被擋在欄位：「租約」「付款日期」「應收金額」必填，「付款類型」是「租金」時「租金月份」也必填；應收金額必須大於 0。沒有月份的租金會被拒收（租金月份是系統判斷該月是否已出帳的依據，也用來帶入到期日），編輯時也不能把租金的「租金月份」清空。出現「此租約 2026-10 月份的租金已存在」：見步驟 6，回清單找原本那一張。其他付款類型若填了「租金月份」，同租約、同月份、同類型也只能有一張有效帳單，重複時會顯示「資料重複，請檢查輸入內容」；沒填月份則不受這項限制，可以建多筆。新增時沒改預設「已收足」：實收已補成全額，請擁有者或管理者用「復原收款」歸零，再用「收款」登錄實際金額，見「更正誤登收款：復原收款並重新登錄」。新增完就顯示「逾期」：到期日在今天之前（租金留空時依租約每月繳款截止日帶入，補開過去的月份常會這樣），而且還沒收足，屬於正常的判定。到期日不是你要的那一天：租金留空時依租約的「每月繳款截止日」帶入（租約沒設定時是每月 10 日；起租當月若起租日比截止日晚，以起租日為準），要不同日期就在新增時填「到期日」，截止日本身的設定見「設定收款帳戶與每月繳款期間」。到期日填錯或要改期：在該列按「編輯」，改「到期日」後按「更新付款記錄」（見步驟 5）；限擁有者與管理者，而且帳單必須尚未收足、也未作廢。已收足或已作廢的帳單，編輯視窗沒有「到期日」欄位，到期日不能改；已收足的帳單若真的登錯，請用「復原收款」歸零後再處理，見「更正誤登收款：復原收款並重新登錄」。一次性款項（押金、水電費、維修費、其他）沒填到期日就沒有到期日，不會顯示逾期，也不進催繳；要追收請填到期日。每月整批的租金仍建議用「批量租金管理」。「收款」按鈕不見：已收足、已作廢，或這筆有租客的付款證明待核對時會改顯示「證明確認中，請先核對」，請先到「待核對付款」處理，不要繞過它重複登錄。收款時提示本次實收超過尚欠：本次金額是增量，不能超過尚欠；租客多付或含滯納金，請擁有者或管理者先在「編輯」把應收金額改成實際該收的數字並在備註寫明，不要硬塞進實收。收款後原本的備註不見了：收款視窗的備註有填就會取代原備註，留空才會保留。已作廢的帳單不能收款。看不到新增或收款按鈕：見步驟 13，請有權限的同事處理。公司剛到期、尚未轉為免費版（通常數分鐘內），或免費版用量超過額度而整個公司唯讀時，新增與收款都會被擋下；後者請公司擁有者照頂端橫幅的說明封存房間或停用成員，或到「方案升級」查看。押金與電費不要用本篇替代：押金記錄走「登錄押金實收日期」，電費走費用開帳。 收款送出後逾時或連線中斷：保留原收款視窗及相同內容再按「確認收款」。若已關閉視窗或重新整理，先查看「收款明細」與最新已收金額，確認沒有入帳再開始另一筆，避免把同一筆銀行入帳另登一次。 在收款管理的「編輯」實際調整應收金額時，新金額不可低於已收。歷史資料若原本已溢收，保留原應收金額仍可改備註或作廢；調整金額須至少等於已收。若只是實收登錄錯誤，請依「更正誤登收款：復原收款並重新登錄」處理；若確實需要退款，請另行辦理並保留紀錄，不要把退款當成沒有收過款。 復原作廢的舊帳若需要補回「既有已收金額」明細，且付款日期仍在台北未來，系統會拒絕並保留原帳。請先核對實際入帳日，更正付款日期後再復原，不要用預計日期補實收。 一般編輯舊帳的「付款日期」時，若已收金額仍有缺少收款明細的部分，這部分收入會依付款日期計入，不能改到台北今天之後；請先核對銀行實際入帳日。未收款帳單仍可設定未來付款日期與到期日；歷史未來日期保持原值時仍可改備註，不會自動修正舊帳。 費用已有有效帳單時，請回原帳單登錄實收，不要重複新增同筆費用的帳單。來源費用須已確認，金額與租約租客一致，且租約、房間與房屋尚未封存；封存後只允許在既有帳單核對來源並續收。 帳單備註只供說明，填入或修改費用編號不會建立、改變或解除來源關聯。費用帳單請從「費用管理」的費用記錄開立；手動新增的收款記錄是獨立帳單，不會因備註自動連到費用，也不會更新費用狀態。 繳費憑證支援 JPEG、PNG、WebP、HEIC，單次最多 5 張，每張最多 10 MiB（10,485,760 bytes），剛好上限也可上傳；超量或格式不符時，依錯誤提示調整後重試。手機的憑證審核區會直向排列，先查看檔案資料，再選擇審核結果與填寫備註。 週期租金拒絕一般新增或改價時，請回租約詳情預覽計費期間，不要改類型或清空月份繞過。 退租差額結清：補繳沿用來源帳單，已收款不因退款減少。租金／費用退款依實退日另列，淨收入為收款減退款；押金本金退款只減負債，不是營業費用。 作廢帳單恢復後仍保留原收款對象。作廢期間更換收款帳戶，不會使原單改匯；原帳戶刪除後不提供匯款資訊，請先由公司核對。缺少原收款快照或來源日的舊單會拒絕恢復，不會當成首次設定收款帳戶。 開立／生成前，核對畫面與確認框顯示的銀行、戶名及帳號。新單在開立當下保存收款對象，之後改設定不改原單；自行作廢再重新開立採當時設定，恢復原單則沿用原快照。
延伸閱讀
- 批量建立並檢查每月租金帳單
- 設定收款帳戶與每月繳款期間
- 更正誤登收款：復原收款並重新登錄
- 追蹤逾期租金與處理催繳通知
- 每月電費：建立帳單、抄表與開立租客應繳
- 登錄押金實收日期
- 核對每月收入、支出與未收款
- 從租金試算到帳單與收款核對