追蹤逾期租金與處理催繳通知
適用於公司管理人員；從剩餘欠款追蹤到證明核對、入帳及 LINE 通知失敗重試。公司本身就是房東時沿用公司入口。
開始前
- 先登入有對應物件查看／收款權限的公司帳號。行政僅處理授權物件；獨立房東的付款入口僅核對自己被指定收款的帳單，不能設定公司 LINE 規則。公司通知設定由公司管理權限人員調整。
- 先準備銀行實際入帳資訊；待核對金額不等於已收款。示範為晴禾公寓 101、林小安（教學用），2026 年 10 月租金 18,000 元、可自訂截止日 10 月 4 日，10 月 7 日為逾期第 3 天；部分已入帳 6,000 元、剩餘 12,000 元。
- 寄給租客的逾期、繳款與到期提醒（LINE 與 Email）是個人版以上的功能（試用期間也可用），免費版不會自動發送，設定頁上方也會顯示「目前的方案不會寄送租客提醒」（「公司管理」→「通知設定」，以及「LINE 通知」選「租客」時）；LINE 自動提醒另需公司官方帳號啟用、租客綁定及訂閱；逾期天數預設 3／7／15，可在公司通知規則修改。通知超過指定天數不會每天一直寄，仍需管理者人工追蹤。
- 有待核對證明時暫停一般租客催繳，先由有權限的公司人員／指定房東核對；繳清後停止本期提醒。圖片使用隔離示範資料，沒有發送真實訊息。
- 以台北日期判定到期：到期日當天仍在即將到期提醒範圍，隔日才算逾期。即將到期清單預設包含今天至 7 天後的整天，涵蓋部分收款，排除已繳清、已取消及封存來源；站內付款提醒也依台北日曆天數篩選，目標日晚上到期仍包含在內；同一提醒階段不重複通知，進入 1 天內時可再提醒。站內清單列出不代表外部訊息已寄出。
操作步驟
步驟 1：找出逾期租金
位置：公司入口 →「收款管理」→「只看逾期」
按「只看逾期」，將付款類型選為「租金」；依物件或租客縮小範圍。不要只選狀態「逾期」，以免漏掉已部分入帳的帳單。
清單保留已過截止日、仍有未收餘額的租金，包含部分收款；到期日當天尚不算逾期。
步驟 2：核對實收與剩餘金額
位置：逾期清單 → 該筆帳單「查看詳情」
核對租客、房號、帳期、應收與實收。示範月租 18,000 元，已入帳 6,000 元，尚欠 12,000 元；追蹤剩餘金額，不要再催整筆租金。
部分收款仍可能逾期。付款證明待核對時，改處理核對，不要求租客重複轉帳。
步驟 3：先處理待核對證明
位置：公司入口 →「待核對付款」→「租客付款回報」分頁 → 該筆回報
「待核對付款」預設停在「租客付款回報」分頁，催繳相關的付款回報都在這裡（「其他上傳的證明」是從收款明細單獨上傳的憑證，不在此核對）。按該筆回報的「檢視」，放大匯款證明，核對銀行實際入帳、日期、金額與末五碼。公司本人收款使用公司入口；獨立房東使用自己的核對入口。
有待核對證明時，一般租客催繳暫停；會依設定提醒核對者。提交證明本身尚未登錄收款。
步驟 4：確認實際入帳
位置：「核對付款與銀行入帳」視窗 →「本次實際確認入帳金額」
只填銀行已確認入帳的本次金額，核對累計實收與剩餘金額，再依序按「確認入帳並登錄收款」與「確認登錄收款」。證明不清楚或資料不足時，填寫原因按「要求補件」；只是還沒查到入帳，按「尚未找到入帳，稍後核對」，不要要求補件。
系統登錄本次實收並保留核對紀錄。公司與房東同時操作時，只會有一次成功入帳。
步驟 5：確認帳單已繳清
位置：收款管理 → 原帳單／「待核對付款」已處理紀錄
回到收款管理確認實收與狀態。已收足的帳單會離開「只看逾期」；可清除該篩選再查看「已付」。若只收一部分，繼續追蹤剩餘金額。
已繳清後不再發送本期催繳。通知是否成功仍需看通知紀錄，不以入帳成功代表 LINE 已送達。
步驟 6：設定租客逾期提醒
位置：公司管理 →「LINE 通知」→ 租客通知項目
確認公司是個人版以上（方案不含時，選「租客」會在項目上方看到「目前的方案不會寄送租客提醒」，設定可以儲存，但提醒不會寄出）、公司官方帳號已啟用、租客本人已綁定且願意接收通知，再開啟租客的「租金逾期」項目，選逾期天數、發送時間並儲存。示範預設為逾期 3、7、15 天。
只在所選天數排程，不會每天無限催繳；待核對或已繳清時略過。LINE 規則與既有 Email 通知設定分開，不因設定 LINE 而自動開啟 Email。
步驟 7：查看失敗原因與訊息
位置：「LINE 通知紀錄」→ 通知事件「繳款逾期」→「詳情」
篩選逾期通知及需處理狀態，確認收件人與帳期，展開訊息詳情閱讀實際訊息及失敗原因。示範使用晴禾公寓 102 的另一筆仍未繳清、沒有待核對證明的帳單。
「LINE 已受理」表示 LINE 接受發送，不代表對方已讀；結果待確認、超過重試期限或無權限的紀錄不能直接重送。
步驟 8：確認手動重試對象
位置：可重試的失敗紀錄 →「手動重試」
先排除失敗原因，確認該帳單仍欠款且無待核對證明；只有畫面提供「手動重試」時才操作，核對收件人後按「確認重試」。
重試沿用原訊息與 LINE 重試識別；發送前仍會檢查當前帳單、綁定與通知設定，不會盲目重送過期催繳。
步驟 9：追蹤重試結果
位置：LINE 通知紀錄 → 重試後的原紀錄
重試後查看狀態，按「重新整理」或等待清單更新；排入重試佇列尚不等於送達。若發送停用，先檢查公司 LINE 啟用狀態與方案（自動提醒要個人版以上；方案不含時，設定頁上方會顯示「目前的方案不會寄送租客提醒」）。
可查看 LINE 已受理、再次失敗或因帳務變更而取消。已繳清或新證明待核對的舊催繳會略過；不要建立多筆相同提醒。
完成後
已核對帳務與付款證明，追蹤剩餘金額，並能確認催繳設定與通知結果。繳清、待核對與通知失敗是不同狀態，依實際結果處理。
疑難排解
逾期清單空白：確認已過截止日、付款類型、物件／租客範圍及其他篩選；已繳清或已作廢不會列入。沒有收到 LINE：檢查公司方案（自動提醒要個人版以上；方案不含時，設定頁上方會顯示「目前的方案不會寄送租客提醒」）、公司啟用、租客綁定與訂閱、指定逾期天數及發送時段，並查通知紀錄。只有「確認中」時先核對證明；超過 24 小時重試視窗或結果待確認時先人工核對。