線上租約簽署與文件留存
從租約建立或上傳合約，核對附件全部頁面與版本，再交付簽署連結；租客簽後保存本次副本，房東後續確認另產生完整成品。
開始前
- 合約管理是個人版以上的功能（試用期間也可用），免費版只能檢視、下載已有的合約；產生、編輯、建立簽約連結與房東簽署需要 ADMIN 以上及對應租約權限。一般成員只能看文件名稱與簽署狀態摘要；完整成品的檢視、下載、建立、修改、封存與簽署都需要 ADMIN 以上，以保護租客聯絡個資。試用或付費方案到期後，系統會自動轉為免費版，公司端就不能再產生合約、建立簽約連結或房東簽署；已經交給租客、尚未過期的簽約連結不看方案，租客仍可簽署。 公司端產生或修改合約、準備送簽、建立簽約連結、簽署、撤回公司確認及手動重寄副本時，請保持公司帳號登入；ADMIN 管理員須同時具備該房屋目前有效的「查看房屋」及「編輯房屋」分派權限。只有查看或管理房間權限不足以完成這些操作；公司擁有者與公司管理者沿用公司範圍權限。
- 先建立正確的租客與租約，核對房屋、房間、出租人、租期與金額。「產生合約」適用草稿或有效租約。公司本身是房東時沿用公司帳號；獨立房東的付款核對入口不提供這些操作。
- 以下示範晴禾公寓 101、林小安（教學用），月租 18,000 元、押金 36,000 元。合約、姓名、簽名與地址均為教學資料。
- 租客用公開連結簽署，不必開通租客帳號或登入公司。請只交付給該份合約的租客。簽署不代表已收款，也不會把草稿租約自動改為有效。
- 本教學採租客先簽、房東再確認的交接順序；系統也允許房東先簽。
- 文末新增的角色限制與例外步驟只在遇到相應情況時使用，不是正常流程後必做。
- 已有紙本或 PDF 合約時，在租約「合約文件」按「上傳 PDF／圖片合約」直接建立，不需範本；上傳 PDF／JPEG／PNG 合約可建立不可變閱讀版本並電子簽署。先按「簽約連結」核對全部頁面、版本與原件 SHA-256；全部載入並勾選後按「建立『合約名稱』簽約連結」。原件保留，簽後附獨立簽署頁。附件的圖文步驟見「上傳 PDF／圖片合約並完成線上簽署與房東確認」。
- 公司端的合約清單、詳情、來源核對、完整文件、版本頁面與證據包，都會檢查房屋讀取權限，即使部分寫入權限仍在觀察模式也一樣。一般用戶與管理員須有該房屋目前有效的分派及「查看房屋」權限，全文另須管理員以上；公司擁有者與公司管理者沿用公司範圍權限。未授權房屋的合約不列入清單，也不能靠已知連結讀取；下載期間撤銷權限可能中止交付。若提示無權限或找不到資料，請擁有者核對帳號、房屋分派與「查看房屋」，重新整理後再試。
操作步驟
步驟 1：開啟租約的合約文件
位置：租約管理 → 選擇租約 →「合約文件」
開啟正確租約，核對房屋、房號與租客。在「合約文件」按「產生合約」。
進入產生器，沿用這份租約的租客、房間與租期；不用另找合約管理清單。
步驟 2：選擇範本並核對預覽
位置：產生合約頁 →「合約範本」與「合約預覽」
選擇適用範本，核對出租人、租客、地址、租期、月租與押金，補齊必填內容。確認預覽後按「產生合約」。
建立掛在本租約下的合約文件，並開啟線上編輯頁；產生文件尚不代表任何一方已簽署。
步驟 3：需要時調整這份合約
位置：合約線上編輯頁 → 文件內容
在從未簽署且沒有簽署證據的合約修改需要補充的條文，例如示範的「補充約定」。保留承租人簽章位置，修改後重新閱讀全文。
畫面標示未儲存的修改。此時先存檔，還不要將連結交給租客。
步驟 4：儲存並確認版本
位置：合約線上編輯頁 →「儲存」
按「儲存」，確認未儲存提示消失及版本更新；示例顯示第 2 版。再次核對儲存後全文。
條文已保存到伺服器。本頁有未儲存內容時，產生簽署連結會先要求存檔。
步驟 5：將簽約連結交給租客
位置：編輯頁「產生簽署連結」；之後也可由合約文件的「簽約連結」進入
按「產生簽署連結」，核對彈窗的租客、文件與有效期限。按「複製連結」後傳給該租客，或按 LINE、WhatsApp、Email 開啟分享並自行選收件人送出；也可讓本人掃 QR Code。 從合約編輯頁或租約文件列開啟時，都應核對相同的承租人姓名；姓名空白時先返回租約核對，不要直接分享。 已上傳附件時，先核對版本與全部頁面，勾選後按「建立『合約名稱』簽約連結」；連結僅本次顯示，請保存。 建立前會先顯示確認視窗，請核對合約、租客與撤回舊未簽連結的影響，再按具名的建立按鈕；取消不會建立或撤回連結。
租客收到公開簽約頁。快速分享需要您自行送出，不是系統自動 LINE 通知。新連結預設 72 小時，以彈窗顯示的期限為準。彈窗的使用說明最後一條也寫明：簽署完成後不能再次簽署，但之後即使超過有效期限，租客仍可開啟原連結下載已簽副本。
步驟 6：查看租客簽署並完成房東確認
位置：租約詳情 →「合約文件」→「房東簽署」
租客完成後重新開啟合約文件，先查看已保存的內容與租客簽署狀態。按「房東簽署」，閱讀具名確認彈窗，再按「以房東身分簽署」。 核對彈窗顯示的版本與剛查看的文件相同，再確認。若提示內容或狀態變更，先重新查看文件，核對版本並重新開啟確認視窗；取消房東簽署也使用同樣的版本核對。
記錄公司端的房東確認。這不是代租客簽名；租客的線上簽名由本人在公開連結完成。 房東撤回後仍保留簽署證據，本文仍鎖定且不能封存；管理員以上仍可下載證據包。
步驟 7：核對雙方狀態並下載留存
位置：租約詳情 → 合約文件列
確認同一份文件顯示「已完成簽署」及「租客已簽署 · 房東已簽署」。按「查看」圖示下載副本，在本機開啟核對全文；也可按「下載」圖示保存副本。
本例產生式合約下載為 HTML，不是直接產生 PDF；可用瀏覽器開啟後列印或另存 PDF。下載不代表收款已完成，租金與押金仍依帳務核對。
步驟 8：確認內容鎖定並處理後續更正
位置：合約文件 → 編輯內容圖示 → 合約線上編輯頁
開啟已簽文件，確認鎖定提示。若租客電子簽署後需更正，保留原文件，回本租約的合約文件另按「產生合約」，核對更正內容並重新交付連結供雙方簽署。
已簽文件不會被直接改寫。公司不能撤銷租客的電子簽署；新的更正文件需重新確認，不能把舊簽名當作新內容的同意。
步驟 9：一般用戶：交由管理員處理原件
位置：租約詳情 → 合約文件
以一般用戶登入時，核對文件名稱與簽署狀態摘要；需要查看或下載完整文件時，交給管理員以上的同事。
清單沒有原件、編輯或簽署按鈕，不需反覆重開頁面。
步驟 10：替代流程：核對衝突的候選來源
位置：合約文件 →「核對並選定合約來源」
分別按「下載候選產生本文」和「下載候選上傳附件」，開啟核對條款與留存資料。僅未簽文件可選定一個來源，再勾選已核對並按「選定合約來源」。
開啟具名確認，尚未改變來源。
步驟 11：確認合約名稱與連結失效後選定
位置：「確認選定合約來源」視窗
核對合約名稱、交付方式與未使用連結將失效的影響，輸入畫面上的完整合約名稱，再按「選定這份合約來源」。
成功後版本更新，未選的關聯解除；原始附件仍保留，不會直接還原，需重新交付可用連結。
步驟 12：來源更新失敗時重新核對
位置：來源核對視窗與錯誤通知
若顯示合約資料已更新，重新下載候選文件並核對，再選來源、勾選及確認。不要把失敗當成已選定。
失敗後仍留在核對流程；來源與未使用連結不因這次失敗而被改寫。
步驟 13：核對選定結果並重新交付
位置：租約詳情 → 合約文件
確認來源待核對提示已消失。選用產生本文時重新取得「簽約連結」交給租客；選用上傳附件時先核對版本與全部頁面，再建立新版簽約連結；也可下載或登錄紙本。
文件回到單一交付來源，不能沿用選定前的未使用連結。
步驟 14：已有簽署證據時保留原件
位置：已簽文件 →「核對並選定合約來源」
下載兩份候選文件核對。已有簽章、簽署時間或使用過的簽約連結時，請保留證據並另建更正合約。
視窗只供核對，沒有選定來源或改寫原件的控制項。
完成後
同一份文件顯示「已完成簽署」，雙方簽署狀態正確，管理端與租客各自下載並核對副本，即完成此流程。若所屬租約仍是草稿，公司須另行在租約編輯改為有效，才會依設定開始產生租金帳單；簽署本身不會啟用租約或執行付款。
疑難排解
看不到產生合約：免費版沒有，包含試用或付費到期後自動轉為免費版的公司（租約的合約文件區上方會寫「合約管理需要個人版以上」，請公司擁有者到「方案升級」查看）；其次檢查角色／租約權限及租約是否為草稿或有效。無法發連結：先儲存條文並核對合約所屬租客，租客已簽時不再產生新簽約連結。新簽約連結只顯示一次，重發會撤回舊未簽連結；疑似外洩時停止分享並重發。租客閱讀期間內容更新：請對方重新載入、重讀並勾選同意後再簽。內容有簽章即鎖定：舊件沒有不可變版本證據、僅有房東簽署時，可由有權限的人取消房東簽署後修改；新版本即使撤回房東確認仍保留證據與內容鎖定，需另建合約。紙本登錄也有自己的取消流程，但租客電子簽署不能取消，必須另建更正文件。不要用「登錄紙本簽署」代替邀請租客線上簽名。沒有收到副本 Email：直接從簽約頁下載，不以寄信結果判定簽署是否成功。 複製連結失敗：畫面會選取連結，請依提示手動複製後交付租客。 更換未簽合約附件後，查看與下載以新附件為準，舊生成內容不再提供。PDF／JPEG／PNG 附件核對閱讀版本與全部頁面後可線上簽署；紙本完成時也可登錄。 若顯示來源待核對，請由 ADMIN 以上到租約的「合約文件」按「核對並選定合約來源」：先用「下載候選產生本文」與「下載候選上傳附件」取得候選原件，對照留存資料；未簽文件可選來源、勾選已核對，再按「選定合約來源」，閱讀確認內容、輸入畫面上的合約名稱後按「選定這份合約來源」。系統更新版本並使原本未使用的簽約連結失效，產生本文須重新交付新連結；附件須核對不可變閱讀版本與全部頁面後再送簽。已簽原件只能核對，不能選定或改寫，需另建合約。 即使清單顯示待簽，只要仍有簽署時間或已使用的簽約連結紀錄，也不能換檔、改寫本文或選定來源；請保留原件並另建合約。若系統無法保存選定來源或操作紀錄，來源、版本及原未使用連結的期限都維持原樣，重新整理後再核對。 合約必須有實際條文或已核對的可讀附件才能發連結、公開閱讀及線上簽署；空白文件不會記為已簽，原連結也不會被消耗。請由 ADMIN 以上補齊範本條文或選填內容，再重新建立。公司端登錄紙本簽署或完成房東簽署時，文件也須有實際條文，或已上傳且可讀的非空附件。 附件送簽：先在「簽約連結」核對全部頁面，部分載入失敗按「重新載入」，沒有全部載入不可送簽。支援未加密、無既有數位簽章的 PDF（最多 50 頁、50 MB），或非動畫 JPEG／PNG；損毀、密碼檔及既有數位簽章檔應保留原件，另建補充文件。簽約連結明文只顯示一次；重發會撤回舊未簽連結，已簽連結仍供下載。版本衝突會清除舊簽名及同意，請重新閱讀，綁舊版本的連結須重發。租客本次副本不隨房東後續確認改寫；「後續完整成品」包含新增事件。成品產製或寄信失敗不會撤銷已提交簽署；先下載原件與證據包、稍後重試成品，公司可「重寄租客簽署副本」給原承租人。公司停用、安全撤回或依法清理後停止公開交付。來源衝突仍須由 ADMIN 以上先核對並選定來源；已有任何電子證據的文件即使房東撤回確認，也不可直接換檔，應另建更正合約。一般成員仍只能看摘要。 新版紙本登錄與取消也保存原件快照、版本、雜湊、操作帳號及時間；取消雙方紀錄後仍不能改文。新上傳或更換附件只接受 PDF、JPEG、PNG；Word 檔請先轉成 PDF。歷史 DOC／DOCX 原件仍保留並可受控下載或登錄紙本，不能直接電子送簽。 電子親簽且有版本證據的文件，ADMIN 以上可在租約「合約文件」按「重寄租客簽署副本」，寄給原承租人；當天自動寄過仍可手動重寄，同一份合約每分鐘限一次。紙本登錄不顯示重寄，請自行交付紙本。撤回房東確認後不會自動寄出雙方完整副本通知；可下載含撤回事件的最新副本，租客本次簽署副本保持不變。 重寄合約副本時，郵件主旨依附件保存的簽署與撤回紀錄判定，內文列出副本版本及證據截止時間。若產製期間有人重新確認簽署，該附件仍保留產製時的紀錄；請回合約文件核對目前狀態，需要時重新下載或重寄。 公司端按「查看」時，上傳原件、歷史已簽本文及新版已簽副本會下載檔案，請在本機開啟核對；線上送簽仍須在「簽約連結」核對靜態閱讀版的全部頁面。 儲存或預覽合約時，系統會重設可能隱藏條文的字級、顏色、定位與尺寸；請以合約預覽核對每段文字。若既有閱讀版本提示排版不符合可讀規則，請保留原件並另建核對過的新文件，不要要求沿用舊版本新增簽署。 若操作時提示登入失效，請重新登入並重新整理；若提示無完整操作權限或資料關聯已變更，先停止重建或重複送出，請公司管理者核對成員的房屋分派，以及該記錄所屬租約、房間、房屋和租客是否正確，再重新載入操作。 租客使用已合法交付且仍有效的公開簽約連結，不必登入公司；公司人員登出不會單獨使該連結失效。
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